Subsidiecriteria

Deze pagina is voor bedrijven. Bent u op zoek naar de subsidie voor sectoren? Klik hier.

I Subsidiecriteria Duurzame inzetbaarheid

Voor wie zijn de activiteiten?

De activiteiten moeten zich richten op de werkenden in het bedrijf. Dit zijn alle personen die betaalde arbeid verrichten. Dan gaat het natuurlijk om de werknemers. Maar ook om de uitzendkrachten en zzp’ers. Stagiairs, leerlingen en vrijwilligers vallen hier niet onder. Ze mogen wel meedoen aan een activiteit die voor de werkenden wordt georganiseerd. Maar een activiteit die zich hoofdzakelijk richt op stagiairs, vrijwilligers of leerlingen is niet subsidiabel.

Activiteiten die binnen de subsidieregeling passen

De subsidieregeling benoemt voor welke projectactiviteiten u subsidie kon aanvragen. Als activiteiten niet in de onderstaande lijst passen, krijgt u hiervoor geen subsidie. Ook moeten de gekozen activiteiten logisch aansluiten op uw bedrijfsanalyse.

• Het ontwikkelen en toepassen van instrumenten, methoden of werkwijzen inclusief het uitvoeren van onderzoek dat hiermee verband houdt;
• Activiteiten op maat voor individuele arbeidsorganisaties;
• Het opzetten van een infrastructuur om structurele duurzame inzetbaarheid te bevorderen;
• Een communicatie- of voorlichtingsactiviteit;
• Een kortdurende training of workshop voor groepen: dit is een training of workshop van enkele uren tot enkele dagen;
• Inhoudelijke monitoring en evaluatie: u heeft een concrete, inhoudelijke onderzoeksvraag over duurzame inzetbaarheid in uw organisatie. U voert onderzoek uit en er wordt een concreet product opgeleverd in de vorm van bijvoorbeeld een rapport of verslag.

Als de activiteit past binnen de subsidieregels, dan is het zaak dat u de voor de activiteit gemaakte kosten op de juiste manier verantwoordt. 

• Loonkosten eigen personeel: als u projectactiviteiten laat uitvoeren door eigen personeel, dan kunt u subsidie krijgen voor de loonkosten. Hiervoor is nodig dat de uren die een medewerker besteedt aan het project goed worden verantwoord. Dit kan door de medewerker te laten tijdschrijven. Of door voor de start van de werkzaamheden een addendum op te stellen. Meer informatie vindt u op de pagina Tijdschrijven en addendum. 
• Er gelden regels voor het inkopen van producten en diensten voor uw project. Voor iedere kostenpost moet u in de projectadministratie opnemen:
  • de opdracht;
  • de factuur; en
  • het betalingsbewijs.
• Als u iemand inhuurt tegen een uurloon dat hoger is dan €135 per uur (exclusief btw) en de totale opdracht €50.000 of meer is, moet u de marktconformiteit van de inhuur aantonen. Dit doet u door onder andere het bestek, de opgevraagde offertes en de ingevulde gunningsmatrix in de administratie op te nemen. Aftoppen: als u geen offerteprocedure heeft uitgevoerd kunt u de ingehuurde capaciteit in de administratie opnemen voor €135 per uur (exclusief btw) en het resterende bedrag voor eigen rekening nemen.

Meer weten over het verantwoorden van de kosten in de projectadministratie?  In de Verkorte handleiding projectadministratie vindt u een overzicht van de eisen waaraan de projectadministratie moet voldoen en uit welke onderdelen de administratie bestaat. De Verkorte handleiding projectadministratie is een quick reference card bij de uitgebreide Handleiding projectadministratie (HPA).

Let op: de kosten die u voor de activiteiten maakt, moeten altijd redelijk en noodzakelijk zijn. 

Activiteit en bijhorende kosten moeten binnen de projectperiode vallen

Alleen de kosten die zijn gemaakt voor activiteiten in de projectperiode komen voor subsidie in aanmerking. Voor RVU geldt dit niet. Meer over de subsidiecriteria voor RVU leest u hier.

Kosten die niet voor subsidie in aanmerking komen

Sommige kosten zijn niet subsidiabel. Bijvoorbeeld de kosten van activiteiten waartoe u wettelijk verplicht bent. Ook activiteiten waarvoor u al andere overheidsfinanciering ontvangt, komen niet in aanmerking voor subsidie. Tot slot sluit de subsidieregeling zelf ook een aantal kosten uit van subsidie. Voorbeelden zijn:

• Het maken van een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E);
• Regulier of formeel onderwijs, reguliere basisvaardigheden (digitale vaardigheden, rekenen en taal), kwalificerende scholing (diploma’s en certificaten) en praktijk- en werkleerplaatsen;
• EVC-trajecten;
• Bestaande projecten of programma’s (bijvoorbeeld campagnes, voorlichtingsactiviteiten of onderzoek), tenzij u onderbouwt dat ze worden geïntensiveerd, bestendigd of verrijkt, zodat ze nog meer werkenden bereiken;
• Van werk naar werk (VWNW)-begeleiding na ontslag of bij reorganisatie;
• Kosten voor verbruiksgoederen: verbruiksgoederen zijn goederen die na eenmalig gebruik ‘op’ zijn. Een voorbeeld hiervan is catering. Goederen die herhaaldelijk gebruikt kunnen worden, zijn dus geen verbruiksgoederen. Voorbeelden hiervan zijn flyers en T-shirts. De kosten hiervoor zijn wel subsidiabel, tenzij deze onredelijk of niet noodzakelijk zijn.
• Btw: betaalde btw is alleen subsidiabel als de btw niet kan worden verrekend en er geen beroep kan worden gedaan op het btw-compensatiefonds. Dit zal moeten worden aangetoond met bijvoorbeeld een verklaring van de Belastingdienst.
• Loonverletkosten: dit zijn de loonkosten voor de uren van medewerkers die meedoen aan projectactiviteiten. Bijvoorbeeld de uren van wanneer zij deelnemen aan een training.
• Projectmanagement en administratie: de uren en kosten die gemaakt worden om het subsidieproject aan te sturen, te verantwoorden en te administreren zijn niet subsidiabel. Deze kosten en uren kunt u dus niet opnemen in uw subsidiedeclaratie. Wel bevat de subsidie een opslag voor overhead om de gemaakte kosten te compenseren.

Betrek werknemersvertegenwoordiging

Het is belangrijk dat u uw werknemers betrekt bij het proces rondom duurzame inzetbaarheid. Dit kan een vakbond zijn, de ondernemingsraad of bijvoorbeeld de personeelsvertegenwoordiging. Het zal per bedrijf verschillen hoe de werknemers betrokken kunnen worden. In het tussentijds voortgangsverslag en bij de eindafrekening moet u toelichten hoe u dit heeft vormgegeven.

II Eerder stoppen met werken

Soms lukt het niet om gezond en gemotiveerd aan het werk te blijven tot het pensioen. Bijvoorbeeld omdat het werk te zwaar is. Daarom was er tijdelijk ook subsidie beschikbaar om oudere mensen met zwaar werk eerder te laten stoppen. Dit is de regeling voor vervroegd uittreden (RVU).

Subsidiecriteria RVU

Als een werkgever met een werknemer afspraken maakt over eerder stoppen met werken, dan kunnen de kosten hiervan in aanmerking komen voor 25% subsidie. Hiervoor gelden eisen:

• In de bedrijfsanalyse is beschreven dat er sprake is van zwaar werk. Ook blijkt duidelijk welke groep(en) werknemers dit werk doen. En dat eerder stoppen met werken hiervoor een oplossing is.
• Het aanbod om eerder te stoppen met werken vanwege zwaar werk wordt alleen aan een duidelijk afgebakende groep werknemers gedaan.
• De werknemers stoppen maximaal 3 jaar voordat ze hun AOW-leeftijd bereiken. Als de periode tot aan de AOW-leeftijd langer is, komen alleen de maandelijkse betalingen in de laatste 3 jaren voor subsidie in aanmerking.
• De werknemer stopt vrijwillig eerder met werken. De werknemer kan voor de beëindigde arbeidsovereenkomst geen beroep doen op een werkloosheidsuitkering.
• De arbeidsovereenkomst wordt volledig beëindigd.
• De werknemer die stopt ontvangt maandelijks de overeengekomen uitkering van de werkgever.
• De maandelijkse betalingen aan de werknemers die stoppen, worden tot maximaal het fiscaal vrijgestelde bedrag gesubsidieerd. Dit is het bedrag in artikel 32ba, zevende lid, van de Wet op de loonbelasting. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. Als de maandelijkse betalingen hoger zijn dan het vrijgestelde bedrag, wordt alleen subsidie betaald over het vrijgestelde deel. De vrijgestelde bedragen op een rij:
  • 2023: 2.037 euro bruto per maand
  • 2024: 2.182 euro bruto per maand
  • 2025: 2.273 euro bruto per maand. 

Kosten die voor subsidie in aanmerking komen

U kunt 25% subsidie krijgen voor het bedrag aan maandelijkse betalingen aan de ex-werknemer. Andere kosten, zoals administratie- en beheerkosten, komen niet voor subsidie in aanmerking.

De kosten van de maandelijkse betalingen (RVU-kosten) die gemaakt zijn binnen de projectperiode komen voor subsidie in aanmerking. Ook de RVU-kosten die zijn gemaakt in de periode voorafgaand aan de subsidieaanvraag zijn subsidiabel:

• In september tot en met november 2023 kon subsidie worden aangevraagd voor RVU-kosten die zijn gemaakt vanaf 1 april 2023. 
• In april 2024 kon subsidie worden aangevraagd voor RVU-kosten die zijn gemaakt vanaf 1 december 2023. 
• In september 2024 kon subsidie worden aangevraagd voor RVU-kosten die zijn gemaakt vanaf 1 mei 2024.

Let op: hierbij geldt dat de kosten alleen subsidiabel zijn voor de maandelijkse betalingen die nog doorlopen tot in de projectperiode. Als de overeenkomst voor eerder stoppen met werken is geëindigd voor de start van het project, zijn de eerdere maandelijkse betalingen dus niet subsidiabel.

Als een overeenkomst over eerder stoppen met werken qua looptijd over de einddatum van uw project gaat, dan ontvangt u ook subsidie over het resterende, nog niet uitbetaalde deel. Wel moet de eerste maandelijkse RVU-uitbetaling hebben plaatsgevonden voor de einddatum van uw project.

Verantwoord de RVU-kosten op de juiste manier

De projectadministratie bevat voor iedere werknemer waarmee een regeling voor eerder stoppen met werken (RVU) is overeengekomen: 

1. Het burgerservicenummer (BSN). 
2. Kopie van overeenkomst tussen werkgever en werknemer, waaruit de vrijwillige vervroegde uitdiensttreding van de werknemer blijkt en de hoogte en duur van de RVU-uitkering. 
3. Kopie van bankafschrift of bankpas van de werknemer ter verificatie van het bankrekeningnummer van de werknemer. 
4. Betaalbewijzen van alle maandelijkse betalingen aan de werknemer.

Meer informatie over de verantwoording van de kosten vindt u in de Handleiding projectadministratie.

Denk na over risico voor de werknemer

Een werknemer die gebruik maakt van de mogelijkheid om eerder te stoppen met werken, is voor zijn levensonderhoud meestal afhankelijk van de maandelijkse uitkering van de werkgever. Als deze uitkering wegvalt, omdat de voormalige werkgever dit niet meer kan betalen, kan de werknemer in financiële problemen komen. De werknemer heeft namelijk slechts beperkt aanspraak op sociale voorzieningen. Hij kan geen aanspraak maken op een WW-uitkering. Ook is terugvallen op de bijstandsuitkering niet altijd mogelijk. Kortom: denk als werkgever na over de financiële gezondheid van uw onderneming op de middellange termijn, voordat u een werknemer de mogelijkheid biedt eerder te stoppen met werken.

Wilt u meer weten over de risico’s en de maatregelen die u als werkgever kunt treffen? Kijk dan in de Handreiking RVU.