Tijdschrijven en addendum

Tijdschrijven

Op de pagina Regelgeving, formats en downloads vindt u een Excel format voor tijdschrijven. U kunt dit gebruiken om medewerkers te laten tijdschrijven. U mag dit format zelf aanpassen naar uw situatie. De medewerker schrijft de gewerkte uren per projectactiviteit. Het is niet nodig om dit uit te splitsen naar type werkzaamheden of om de geschreven uren toe te lichten. Als in uw organisatie al met een tijdschrijfsysteem wordt gewerkt, mag u dit systeem natuurlijk ook gebruiken om de uren te schrijven. 

Let wel op dat het tijdschrijven per werkdag moet plaatsvinden. Het is niet toegestaan om op weekniveau te schrijven.

Onze helpdesk kreeg de vraag of, net als in het format, onderscheid moet worden gemaakt tussen projecturen en indirecte uren en verlof- en ziekte uren. De vraagsteller heeft voor het tijdschrijven en voor verlof en ziekte een verschillend systeem. In dit geval is het voldoende in het tijdschrijfsysteem de gewerkte uren te schrijven (zowel project- als niet-projecturen) en verlof en ziekte in het andere systeem. In de projectadministratie moet u dan uitdraaien van beide systemen opnemen voor de betreffende medewerker. Het totaal moet namelijk sluitend zijn. Meer weten over het tijdschrijven?  Lees dan verder in de Handleiding projectadministratie. 

Addendum

Als een medewerker voor langere tijd een constant aantal uren voor het project werkt, kunt u ook kiezen voor een addendum bij de arbeidsovereenkomst. Dat is een extra overeenkomst met de medewerker. Hierin beschrijft u de projectwerkzaamheden en de uren die de medewerker daaraan gaat besteden. Het voordeel is dat de medewerker geen tijd hoeft te schrijven. Een nadeel is dat het addendum meestal moet worden gewijzigd als de medewerker niet de overeengekomen uren maakt. Meer over dat laatste leest u in de toelichting op het addendum, onderaan hetzelfde document. Het addendum neemt u op in de projectadministratie. Het is niet nodig het addendum te uploaden in het subsidieportaal.