Project in uitvoering

Deze pagina is voor bedrijven. Bent u op zoek naar de subsidie voor sectoren? Klik hier.

Stappenplan en (verkorte) Handleiding projectadministratie

Om u hierbij te helpen is een stappenplan geschreven. Dit ontvangt u vanzelf als u subsidie krijgt. U kunt het ook hier raadplegen.

In de Verkorte handleiding projectadministratie vindt u een overzicht van de eisen waaraan de projectadministratie moet voldoen. De Verkorte handleiding projectadministratie laat zien uit welke onderdelen de administratie bestaat. En welke informatie daarin moet worden verzameld. De Verkorte handleiding projectadministratie is een quick reference card bij de Handleiding projectadministratie (HPA). Als u meer wilt weten over een bepaald onderwerp, kunt u de HPA erbij pakken en daarin de verdiepende informatie lezen over het onderwerp.

Webinar over goed opstarten project

Tot slot raden we u aan dit webinar te kijken. Medewerkers van SZW vertellen in iets minder dan een uur hoe u uw project goed opstart. Ook leggen ze uit hoe de projectadministratie eruit moet zien. 

Heeft u meer of andere vragen? Dan kunt u ook contact opnemen met de helpdesk.

Kies startdatum project

U bepaalt zelf wanneer uw project start. Wel moet de startdatum liggen tussen het moment waarop u de subsidieaanvraag heeft ingediend en drie maanden na de datum van de beschikking tot subsidieverlening. U kiest zelf hoe lang uw project loopt. Dat mag tot en met 31 december 2025 zijn, maar ook korter. Er is geen minimale projectduur.

Loonkosten eigen personeel? Start meteen met tijdschrijven of een addendum

Als u projectactiviteiten laat uitvoeren door eigen personeel, dan kunt u subsidie krijgen voor de loonkosten. Hiervoor is nodig dat de uren die een medewerker besteedt aan het project goed worden verantwoord. Dit kan door de medewerker te laten tijdschrijven. Of door voor de start van de werkzaamheden een addendum op te stellen. Meer informatie vindt u op de pagina Tijdschrijven en addendum.

Na een jaar: tussentijds voortgangsverslag

Als uw project een looptijd heeft die langer is dan een jaar, moet u na een jaar verslag uitbrengen over hoe het gaat. Daarvoor maakt u een tussentijds voortgangsverslag en u laat de accountant een controle uitvoeren. Meer informatie vindt u op de pagina over het tussentijds voortgangsverslag.
Bij het voortgangsverslag kunt u ook een extra voorschot op de subsidie aanvragen. Meer informatie over voorschotten vindt u op de pagina Voorschotten.

Na afronding van het project: aanvraag tot subsidievaststelling

De meeste projecten hebben een looptijd van ongeveer 2 jaar. Korter mag ook; dat bepaalt u zelf. Op uiterlijk 31 december 2025 moeten alle projecten zijn afgerond. U heeft 22 weken na de einddatum van uw project om de digitale aanvraag voor subsidievaststelling te doen.

Voor de aanvraag tot subsidievaststelling moet u een voortgangsverslag en een financieel verslag indienen. Hiervoor zijn formats beschikbaar. De accountant moet een controle uitvoeren over de verslagen en de projectadministratie en hierover verslag uitbrengen. Het protocol dat de accountant hiervoor nodig heeft vindt u hier.

Wat moet ik doen als ik iets wil veranderen in het project?

Soms gaan zaken anders dan verwacht. Omdat bijvoorbeeld blijkt dat een activiteit in een andere vorm beter aansluit bij de doelgroep. Of iets kost veel meer uren om te organiseren; of juist veel minder uren dan gedacht. Of een activiteit kan niet doorgaan en u zou het budget daarvoor graag aan een andere activiteit willen besteden. Neem altijd contact op met de helpdesk van UVB. Grote wijzigingen in het project moeten namelijk worden beoordeeld en goedgekeurd voordat u ze mag doorvoeren. De helpdesk kan hierover meer vertellen.
Meer lezen over wijzigingsverzoeken en de beoordeling daarvan? Volg dan deze link naar de pagina wijzigingsverzoeken.