Uitvoeren en verantwoorden

Deze pagina is voor sectoren. Bent u op zoek naar de subsidie voor bedrijven? Klik hier.

Uitvoering

Voor het uitvoeren van een gesubsidieerd project gelden administratieve verplichtingen. De Handleiding Projectadministratie MDIEU (HPA) licht deze verplichtingen toe en is bedoeld om subsidieontvangers te helpen voldoen aan de administratieve regels. De HPA en de bijhorende bijlagen vindt u op de pagina Bijlagen en downloads.

Wanneer eerder uittreden onderdeel is van de projectactiviteiten, dient in het bijzonder rekening gehouden te worden met de Handreiking voor de uitvoering van Regelingen Vervroegde Uittreding (RVU’s).

Monitoring

Onder monitoring verstaan we de manier waarop Uitvoering van beleid SZW zicht houdt op de realisatie, rechtmatigheid en het doelbereik van MDIEU-projecten. De monitorfase start na verlening van de subsidie en loopt tot het moment van indienen van de einddeclaratie. Na het eerste projectjaar dient u een tussentijds voortgangsverslag in. Na afloop van de projectperiode dient u een einddeclaratie in.

Tussentijds voortgangsverslag

Wanneer de projectperiode langer is dan 12 maanden, dient de hoofdaanvrager uiterlijk acht weken na afloop van de eerste twaalf maanden van de projectperiode een tussentijds voortgangsverslag in via het E-portaal.  In dit voortgangsverslag worden de tot dan toe behaalde resultaten en gemaakte kosten opgenomen. Voor dit voortgangsverslag is een elektronisch formulier beschikbaar in het E-portaal. Bij dit voortgangsverslag dient u naast een ingevuld elektronisch formulier tevens een inhoudelijke verslag, een financieel overzicht, een KvK-rapportage en eventueel een BSN-rapportage (alleen bij projecten met RVU-subsidie) als bijlagen in te sturen via het E-portaal. U vindt de formats voor deze bijlagen op de pagina Bijlagen en downloads. Als u voorschotten heeft ontvangen, is het tot slot verplicht een accountant een rapport van feitelijke bevindingen te laten opstellen. Dit rapport dient u ook te uploaden bij het voortgangsverslag.

Eindrapportage en eindafrekening

Als de uitvoering van het activiteitenplan is afgerond en de projectperiode is verstreken, dient de hoofdaanvrager binnen 22 weken de aanvraag voor subsidievaststelling in. Voor deze eindrapportage is een apart elektronisch formulier beschikbaar in het E-portaal. Bij deze eindrapportage dient u behalve het ingevulde elektronische formulier tevens een aantal bijlagen in te sturen. U vindt de formats voor de bijlagen op de pagina Bijlagen en downloads.

Bij afronding van het project, wordt ook getoetst op de realisatie van de in de beschikking toegekende bedragen. De gedeclareerde subsidie voor activiteiten rondom duurzame inzetbaarheid mag niet meer zijn dan het daarvoor verleende subsidiebedrag. Ook mag het niet lager zijn dan 50% van het verleende subsidiebedrag. Mocht dit laatste toch minder zijn dan de helft, dan kan de subsidie worden verlaagd of op nihil worden vastgesteld. Voor het onderdeel eerder uittreden geldt een dergelijke bepaling niet.

Bevoorschotting en meldingsplicht

De hoofdaanvrager dient op grond van artikel 21 schriftelijke melding te maken wanneer blijkt dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet, niet tijdig, of niet geheel zullen worden verricht. Dit geldt ook als niet, niet tijdig of niet geheel aan de verplichtingen van de subsidie kan worden voldaan. Meer informatie over wat u moet doen als wijzigingen zijn in de activiteit of kosten gedurende het project vindt u door de link te volgen.

In uw subsidieaanvraag kon u een voorschot op de subsidie aanvragen. Dit voorschot is standaard 20% van het toegekende subsidiebedrag. Het wordt binnen zes weken na de beschikking tot subsidieverlening uitbetaald. Een samenwerkingsverband kan wanneer de sector reeds bij aanvraag kosten heeft gemaakt voor RVU, om 40% vragen bij aanvang van het project, maar dient dit dan wel al bij de subsidieaanvraag te onderbouwen. Vervolgens kan 1 jaar na start uitvoering van het project het voorschot oplopen tot 80%, mits een voortgangsrapportage is ingediend, begeleid met een door een accountant opgesteld rapport van feitelijke bevindingen.