Stages en loonkostensubsidie ESF Actie Jeugd 1

Bedragen van de stagevergoeding of loonkostensubsidie

Deze bedragen zijn subsidiabel als voldaan is aan alle geldende regelgeving. Daarbij gaat het niet alleen om de subsidieregeling ESF, maar bijvoorbeeld ook om het besluit of de regeling van de gemeente met betrekking tot de stagevergoeding en/of loonkostensubsidie. Indien sprake is van een arbeidsovereenkomst zijn bovendien de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag en – afhankelijk van het betrokken bedrijf - de beloningspalingen van de cao van toepassing.
De overeenkomsten tussen de deelnemer en het bedrijf en de overeenkomsten tussen gemeente en bedrijf dienen in lijn te zijn met alle geldende regelgeving. Uit deze documenten dient ook  te blijken of sprake is van een stage dan wel een arbeidsovereenkomst. Een overzicht van de belangrijkste elementen in de overeenkomsten vindt u in de Checklist Overeenkomsten Partijen.

Stage of arbeidsovereenkomst?

Of sprake is van een stage of arbeidsovereenkomst hangt af van de feitelijke omstandigheden. Er is sprake van een stage als de jongere binnen een werkomgeving activiteiten verricht waarbij het leeraspect centraal staat. Daarbij is niet uitgesloten dat iemand stage loopt zonder een opleiding te volgen bij een onderwijsinstelling. Voor een stage is essentieel dat de activiteiten van de stagiair zich duidelijk onderscheiden ten opzichte van die van een ‘gewone werknemer’. De werkzaamheden van een gewone werknemer zijn hoofdzakelijk van productieve aard, gericht op het maken van omzet, winst of het behalen van doelen (etc.). Een stage is gericht op leren. Als het gaat om werk/werkervaring, zonder dat het leeraspect centraal staat, is juridisch gezien sprake van een arbeidsovereenkomst en heeft de jongere aanspraak op een beloning conform de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag dan wel het CAO loon. Een inwerkperiode of proefperiode zal niet als stage worden aangemerkt. Bij een stage geldt geen beloningsvereiste.

De meest kenmerkende criteria van een stage zijn:

• er is sprake van een stage overeenkomst;
• er is een duidelijk leerplan waarin de beoogde leerdoelen concreet benoemd zijn;
• de stage activiteiten zijn gericht op leren en niet op productie, omzet of winst;
• de begeleiding van de stagiair moet zijn gericht op het leeraspect en niet op het behalen van productie;
• de stagiair bezet een additionele plaats en neemt dus geen plaats in die normaliter door een werknemer wordt bezet;
• bij voorkeur, maar niet noodzakelijk, zijn de gemaakte afspraken vastgelegd in een overeenkomst tussen een opleidingsinstituut en de ‘werkgever’;
• er wordt tussentijds en aan het eind van de stage geëvalueerd;
• er wordt inzichtelijk gemaakt of en zo ja hoe de leerdoelen zijn bereikt door de stagiair.

Als de feitelijke omstandigheden niet overeenkomen met bovenstaande criteria, is geen sprake van een stage.

Uitvoeringskosten bij uitbesteding

In het geval dat de aanvrager de uitvoering van de organisatie van de stages of werkervaringsplaatsen uitbesteedt, dienen de kosten tijdig en op de juiste wijze te worden getoetst op marktconformiteit. De subsidieregeling ESF schrijft voor dat voor opdrachten vanaf € 15.000 een marktconformiteitstoets dient te worden uitgevoerd. Voor opdrachten tot € 50.000,- dient de aanvrager minimaal een benchmarkprocedure uit te voeren.
Is een benchmarkprocedure niet mogelijk, bijvoorbeeld omdat niet direct een prijsopgave van een andere aanbieder voorhanden is, dan kan voor een offerteprocedure worden gekozen. Voor opdrachten vanaf € 50.000 is altijd minimaal een transparante offerteprocedure verplicht. Een offerte uitvraag dient voorafgaand aan de uitvoering plaats te vinden.
Indien een aanvrager de marktconformiteit om welke reden dan ook niet op de voorgeschreven wijze aantoont, komen de kosten die voortkomen uit de opdracht niet voor ESF subsidie in aanmerking. De kosten van de uitvoering zijn overigens altijd subsidiabel op basis van werkelijke kosten. De kosten dienen te worden onderbouwd met de voorgeschreven bewijsstukken (loonstroken, urenstaten of addendum en prestatieonderbouwing).

Tussenpersonen

In sommige gevallen zijn tussenpersonen betrokken bij de uitvoering. De geldstroom in het kader van de stage/loonkostensubsidie dient volledig controleerbaar te zijn. Het gehele betalingsproces, dat via de tussenpersoon uiteindelijk leidt tot betaling van de stagevergoeding/loonkostensubsidie aan het bedrijf en tenslotte de jongere, dient inzichtelijk te worden gemaakt met originele (dan wel voor origineel gewaarmerkte) betaalbewijzen respectievelijk loonstaten of loonstroken. In dit kader kan ook sprake zijn van  voorschotten. Wanneer dit het geval is, dienen ook de uiteindelijke afrekeningen (en tijdige betalingen hiervan) onderdeel uit te maken van de ESF projectadministratie.

Tip voor gemeenten: maak voor de eindcontrole een uitdraai uit Suwinet

Bij de eindcontrole dienen naast ID-gegevens van de deelnemers vaak ook gegevens te worden overlegd over het (niet) bestaan van dienstverbanden direct voorafgaand aan een stage of een gesubsidieerd arbeidscontract . Deze gegevens kan de gemeente in één keer overleggen via een print uit Suwinet.

Let op: Het gebruik van Suwinet-Inkijk voor de uitvoering van de WWB is voorbehouden aan gemeenten. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor het zorgvuldig verstrekken van gebruikersrechten en controle op het gebruik van Suwinet. Het verstrekken van autorisaties voor Suwinet-Inkijk aan bijvoorbeeld commerciële re-integratiebedrijven is niet toegestaan.

Plaatsing via uitzendbureau of payroller

Sommige bedrijven plaatsen een jongere via een uitzendbureau of een pay-roller. Dat scheelt in de administratieve lasten. Deze uitvoeringskosten van verloning zijn niet subsidiabel.  

Standaard kosten

Sommige aanvragers willen de bedrijven een standaardbedrag laten betalen voor begeleiding of reiskosten. De subsidieregeling ESF staat niet toe dat wordt gewerkt met standaardbedragen voor de vergoeding van kosten. Begeleidingskosten dienen te worden onderbouwd met de voorgeschreven bewijsstukken (loonstroken, urenstaten of addendum en prestatieonderbouwing). Reiskosten moeten worden onderbouwd tegen een specifiek tarief. De inspanningen per betrokken bedrijf of instelling voor de verantwoording van de kosten zullen groot zijn in verhouding tot de in de einddeclaratie op te nemen bedragen. Daarbij komt bovendien dat de aanvrager of de uitvoerder de nodige tijd moet besteden aan instructie aan de bedrijven en instellingen. Het Agentschap SZW adviseert aanvragers dan ook af te wegen of het opportuun is reis- en begeleidingskosten deze kosten in de einddeclaratie op te nemen.