Uitvoeringsbeslissingen Algemeen

Beslissing 135
Mag je binnen het ESF ook reiskosten opvoeren die hoger liggen dan €0,18 per kilometer, indien dit zo door de werkgever wordt uitbetaald, of zo vermeld staat in de CAO van de betreffende medewerker?
Ja, tenzij de overeengekomen reiskostenvergoeding als onredelijk beschouwd moet worden komen de kosten voor subsidie in aanmerking. Reiskosten van deelnemers moeten noodzakelijk worden geacht voor de uitvoering van het project. Bij de berekening van de reiskosten kan
worden uitgegaan van de kosten van openbaar vervoer (2e klasse).  
Indien de werkgever en de werknemer afspraken hebben gemaakt over de reiskosten die hoger zijn dan de norm zoals thans gehanteerd door de Belastingdienst, kunnen deze kosten toch voor rekening van het ESF worden gebracht. Afspraken waaraan de werkgever gehouden is op grond van een Cao-bepaling worden gerespecteerd door het Agentschap SZW.

Beslissing 305
Als de aanbestedingsprocedure  is afgekeurd en de afzonderlijke uitvoerders van de opleidingen al zijn gekozen, kan niet meer worden voldaan aan de vereiste van een offerteprocedure vooraf. Mag dan de marktconformiteit, van opdrachten groter dan 50.000 euro, nog worden aangetoond door middel van benchmarks achteraf?
Nee, bij opdrachten groter dan 50.000 euro moeten tenminste 3 offertes worden ontvangen indien er geen aanbestedingsplicht geldt. Ook kan een openbare aanbestedingsprocedure of niet-openbare aanbestedingsprocedure worden gevolgd. Benchmarken kan alleen onder een bedrag van 50.000 euro

Beslissing 356
Hoe wordt het uurtarief berekend indien er overuren zijn gemaakt en deze overuren worden niet gecompenseerd (financieel of tijd voor tijd)?
Overuren komen voor subsidie in aanmerking als deze:

• Binnen de projectperiode zijn uitbetaald
• Binnen de projectperiode zijn gecompenseerd (tijd voor tijd)
• Zijn bijgeschreven op de verlofkaart (tijd voor tijd)

Alle andere gevallen zullen leiden tot een correctie op basis van werkelijke uren. De correctie vindt als volgt plaats.

Wanneer een werknemer overuren schrijft, die niet gecompenseerd worden in geld of tijd, wordt het uurtarief opnieuw berekend door het jaarsalaris van de werknemer te delen door het aantal daadwerkelijk gewerkte uren. De berekeningswijze verschilt daarmee niet van de wijze waarop het uurtarief normaliter wordt berekend. Het uurtarief zal lager uitvallen omdat het aantal werkbare uren vergroot is door de overuren.2)

Beslissing 103
Dient er een kopie van het legitimatiebewijs in de projectadministratie te zijn opgenomen?
Nee, een kopie van paspoort of legitimatiebewijs is geen vereiste. Slechts de gegevens die in de regeling en handleiding projectadministratie staan vermeld moeten worden vastgelegd. Het moet echter wel aannemelijk zijn dat de deelnemer bestaat en tot de door de aanvrager beschreven doelgroep behoort (de deelnemersadministratie moet controleerbaar zijn). Om dit te bereiken kan een kopie van het legitimatiebewijs een hulpmiddel zijn.

Beslissing 130
Hoe gaat het Agentschap om met het criterium marktconformiteit ten aanzien van kosten die vallen onder mantelcontracten, global price agreements en preferred suppliers?
Mantelcontracten zijn in het kader van ESF projecten mogelijk, mits het contract recentelijk is afgesloten en het contract op een transparante, objectieve en non-discriminatoire wijze tot stand is gekomen. De marktconformiteit van de gehanteerde prijzen (tarieven) hoeft dan niet door middel van een afzonderlijke offerteprocedure aangetoond te worden. Bij meerjarige (mantel) contracten kan er sprake zijn van prijsindexatie en andere wijzigingen. Deze worden  op redelijkheid en billijkheid  getoetst.

Beslissing 329
Mag een aanvrager digitale documenten ook digitaal archiveren?
Ja, digitaal archiveren is toegestaan. Een aanvrager die ESF gegevens bewaart is zelf verantwoordelijk hoe hij dit doet. Daarbij gelden de volgende voorwaarden:

1. Alle gegevens dienen tot 2021 bewaard te blijven.
2. De manier waarop gegevens bewaard worden, moet in overeenstemming zijn met wat in bijlage III van de ESF regeling staat.

Beslissing 330
Is het mogelijk om een deelnemer per e-mail te informeren over deelname aan een ESF traject? Het gaat hier om het informeren van deelnemers zoals bedoeld in artikel 19 lid 1 van de regeling.
Ja, dit is mogelijk. Een uitdraai van het mailbericht inclusief de e-mailadressen moet worden opgeborgen in het projectdossier.

Beslissing 336
Ingeval de aanbesteding voor een B-dienst niet juist is verlopen, is dan het schrijven van uren (verantwoording op basis van werkelijke kosten) door een uitvoerder een alternatief?
Declareren op basis van werkelijke uren is altijd toegestaan, op voorwaarde dat dit goed is geadministreerd. Het is belangrijk in gedachten te houden dat slechts het brutoloon plus de bijkomende subsidiabele kosten gerekend mogen worden. De winstopslag en andere kosten van de uitvoerder vallen daarmee niet onder de kosten die voor subsidie in aanmerking komen.
De aanvrager kan er ook voor kiezen om te declareren op basis van de foutieve aanbesteding. Bij beoordeling hiervan kan een korting op basis van de COCOF normen worden toegepast. Dit kan gunstiger uitpakken dan een declaratie op basis van uren. Het percentage wordt wel pas bij de einddeclaratie bepaald.

Beslissing 277
Komen gemaakte overuren voor subsidie in aanmerking?
Ja, overuren komen voor subsidie in aanmerking als deze voldoen aan de voorwaarden.
De overuren moeten binnen de projectperiode zijn (uit)betaald.
De overuren moeten gecompenseerd zijn binnen de projectperiode (tijd-voor-tijd), of te zijn bijgeschreven op de verlofkaart (tijd-voor-tijd) om na de projectperiode gecompenseerd te worden.

Beslissing 286
Dient een kopie van het ID-bewijs altijd in de deelnemersadministratie aanwezig te zijn ter controle van de indentiteit of deelnemersgegevens?
Nee, het is niet verplicht maar het verdient wel de voorkeur een kopie van het ID-bewijs in de deelnemersadministratie op te nemen. De deelnemersgegevens kunnen echter ook met behulp van andere brondocumenten aangetoond worden.

Beslissing 305
Als de aanbestedingsprocedure  is afgekeurd en de afzonderlijke uitvoerders van de opleidingen al zijn gekozen, kan niet meer worden voldaan aan de vereiste van een offerteprocedure vooraf. Mag dan de marktconformiteit, van opdrachten groter dan 50.000 euro, nog worden aangetoond door middel van benchmarks achteraf?
Nee, bij opdrachten groter dan 50.000 euro moeten tenminste 3 offertes worden ontvangen indien er geen aanbestedingsplicht geldt. Ook kan een openbare aanbestedingsprocedure of niet-openbare aanbestedingsprocedure worden gevolgd. Benchmarken kan alleen onder een bedrag van 50.000 euro.