Verslag kennisbijeenkomst 14 januari 2016

Aanwezig:
Henk Brouwer - AMR Zuid-Holland Centraal (Zoetermeer)
Niels Taal - AMR Food Valley (Ede)
Danitsja Dobbelaar - AMR Flevoland (Almere)
Rob Bakker - AMR Haaglanden (Den Haag)
Pedro Blanco van de Voort - UW
Simon Heeremans - Ministerie van SZW, directie Participatie en Decentrale Voorzieningen (PDV)
Govert Maessen - AGSZW (voorzitter) Afdeling Uitvoering
Dick Keijzer - AGSZW, Afdeling Uitvoering
Annet Bek - AGSZW, Afdeling Uitvoering
Marion Hokke - AGSZW, Afdeling Uitvoering

Opening en mededelingen
Deze bijeenkomsten vinden plaats naar aanleiding van de wens van diverse aanvragers om meer in contact te komen met AGSZW. Doel van de bijeenkomsten is het uitwisselen en bespreken van vraagstukken en interpretaties van de regeling in een kleine groep en het leren van elkaar. Ook de regiobijeenkomsten ( in principe 2x per jaar) blijven bestaan.

Communicatie
Binnenkort zal er begonnen worden met het versturen van promotiemateriaal.
De brief m.b.t. het evaluatieonderzoek ESF zal op korte termijn verzonden worden. De evaluatie heeft tot doel om te onderzoeken hoe de implementatie en uitvoering van de eerste openstelling van ESF Actieve Inclusie is verlopen, op welke wijze de aanvragers van de projecten invulling geven aan het ESF programma Actieve Inclusie en in hoeverre er sprake is van (duurzame) resultaten van het programma. Dit is een ander onderzoek dan door CPB zal worden gedaan. CPB is namelijk aan het onderzoeken op een effectmeting van de subsidie mogelijk is. Dit omdat de Europese Commissie steeds meer informatie wil hebben.

Nieuwe Handleiding projectadministratie
De aanpassingen in de Handleiding projectadministratie zijn voorgelegd aan diverse partijen. Onlangs is het terug gekomen van de Rijksauditdienst. Naar aanleiding van alle opmerkingen zullen er nog een aantal aanpassingen gedaan worden. Daarna zal hij zo spoedig mogelijk gepubliceerd worden.
In de Handleiding projectadministratie wordt het minimum benoemd waaraan de administratie moet voldoen. Op projectniveau is afwijking mogelijk, maar leg dit wel voor aan Uitvoering Van Beleid. Hierdoor wordt voorkomen dat er onduidelijkheid kan bestaan. De monitorbezoeken zijn er juist voor bedoeld om dossiers voor te leggen.
Gesprek over de VCV met Rotterdam heeft inmiddels plaats gevonden. Met Amsterdam zal dit op 21 januari plaats vinden. De Rijksauditdienst is hierbij aanwezig.
De caseload is per gemeente verschillend. Sommigen kunnen een goede inschatting maken, maar anderen kunnen dit niet. Bij gemeenten die (nog) niet met de VCV werken wordt een andere methode van controle gehanteerd.

Gelijke kansen en Non-discriminatie
Van Doorne & Huiskens doet momenteel een rondje langs de Arbeidsmarktregio’s. Van elk bezoek wordt een kort verslag gemaakt en dit wordt aan de AMR’s en aan Uitvoering Van Beleid teruggekoppeld. De bedoeling is dat dit als handvat wordt gebruikt voor het actiever onder de aandacht brengen van dit onderwerp.
De Arbeidsmarktregio’s zijn tijdens de gesprekken geïnformeerd over het verzorgen van roadshows. De roadshows hebben tot doel te inspireren, te verdiepen en om projecten mee te nemen in de volgende stap en in de ontwikkelingen door te laten zien wat mogelijk is. Enkele Arbeidsmarktregio’s hebben aangegeven dat zij dit wel willen organiseren.
Een andere stap is het ondertekenen van een consensusverklaring. Hiermee laten Arbeidsmarktregio’s zien dat de borging van gelijke kansen en non-discriminatie begrepen wordt. Er zal een handleiding verschijnen waarin wordt toegelicht hoe zo’n verklaring kan worden gebruikt en opgesteld.

Regelwijziging tijdvak 2016
In 2016 zal een nieuw aanvraagtijdvak worden geopend voor de Arbeidsmarktregio’s. Er kunnen dan weer aanvragen worden ingediend die vallen binnen het thema Actieve Inclusie. Simon Heeremans geeft aan dat gedacht wordt aan het maken van een knip tussen het gemeentelijke deel en het VSO-PRO deel. Daarbij wordt voor het VSO-PRO deel een projectperiode van één jaar voorgesteld. Gevolgd door een nieuw tijdvak in 2017 met dan weer een projectperiode van twee jaar. Door voor deze specifieke doelgroep een kortere periode tussen aanvraag en vaststelling te realiseren, stelt de lidstaat eerder de declaratie richting de Europese Commissie (EC) veilig (de zogenaamde N+3 systematiek, waarbij het budget uit 2014 uiterlijk in 2017 moet zijn gedeclareerd bij de EC.
Daarnaast wordt gedacht aan het bieden van de mogelijkheid om de huidige, door de gemeenten uitgevoerde, projecten (het zogenaamde gemeentelijke deel) de mogelijkheid te geven hun projectperiode met een half jaar te verlengen. De aanwezigen wordt gevraagd naar hun reacties.  Deze lopen uiteen:
* Een enkeling vindt de VSO-PRO looptijd van een jaar erg kort. Hierdoor geen mogelijkheid om begeleiding na schooljaar door docent te laten doen.
* Optionele verlenging huidig tijdvak met een vaste periode van 6 maanden, bijna iedereen enthousiast. Hierdoor kan er een hogere realisatie komen.
* Een knip aanbrengen kan ook leiden tot verlies van subsidie omdat dan niet alles subsidiabel zou kunnen zijn.

Ervaringen van AMR’s
AMR Zuid-Holland Centraal geeft aan erg te spreken te zijn hoe Uitvoering Van Beleid is omgegaan met een bepaald project. Hieruit is gebleken dat wanneer je voldoende kunt toelichten er meer mogelijk is dan verwacht.
Minder zijn ze te spreken over de daling van de scholingscomponent van € 750,- naar € 500,-. Hierdoor is minder mogelijk.
AMR Haaglanden geeft aan dat zij geen subsidie kan geven aan de Gemeente Den Haag als werkgever omdat dit bij ESF wordt gezien als verbonden onderneming. Terwijl dit eigenlijk gezien moet worden als een dienstenstructuur waarbij het geld gaat naar de dienst. Dit probleem speelt alleen bij ESF-subsidies en niet bij andere regelingen.
AMR Food Valley geeft aan dat zij de VCV methodiek als heel positief ervaren. Ook vinden ze het heel fijn dat er binnen Uitvoering Van Beleid een vast aanspreekpunt is.
Bij VSO-PRO zijn momenteel vragen met betrekking tot de Bron uitdraai. Scholen maken daarom nu een kopie van identiteitsdocumenten. Uitvoering Van Beleid herkent deze vraag en hoopt dat er op een korte termijn duidelijkheid is. Er is hierover contact met het Ministerie van Onderwijs en Cultuur.
AMR Flevoland geeft ook aan erg te spreken te zijn over de contacten met hun accounthouder. Zij geven aan dat zij de definitie van werkzoekende momenteel erg grijs vinden. Zij liepen er tegen aan dat iemand die aan het einde van de projectperiode in ESF oud tijdelijk met loonkostensubsidie geplaatst was bij een werkgever, in de nieuwe ESF projectperiode dan geen deelnemer /werkzoekende meer was. In ESF oud was deze doorloop geen probleem.
Dit wordt veroorzaakt door de overgang van de oude naar nieuwe programmaperiode. De komende jaren is dit geen probleem meer.

Knelpunten/ vraagstukken
Kan er straks aan het einde van de projectperiode ook digitaal gecontroleerd worden?
Dit kan inderdaad. Wel moeten de stukken goed bewaard en gearchiveerd worden. In Bijlage 2 van de subsidieregeling staan de voorwaarden inzake digitale archivering. Per cluster mag de controle ook verschillend zijn; het ene cluster digitaal en het andere op papier.
In hoeverre kunnen roostergebonden activiteiten in een addendum worden vastgelegd?
Dit is geen probleem en kan gewoon. Dit staat ook beschreven in de nieuwe Handleiding projectadministratie.
Het is niet altijd even duidelijk wanneer er door Uitvoering Van Beleid wel of niet gecorrigeerd wordt.
Hierin kan niet een bepaalde lijn worden aangegeven. Er is altijd ruimte voor “explain”. Concrete casussen worden binnen Uitvoering Van Beleid besproken, zodat er zoveel mogelijk één lijn komt.
De zorg wordt uitgesproken over de continuïteit van de contactpersonen bij Uitvoering Van Beleid.
Uitvoering Van Beleid werkt aan een oplossing die voor meer stabiliteit gaat zorgen.

Rondvraag
Wordt het controleprogramma gepubliceerd?
Dit is bij ESF oud wel gedaan, dus zal nu ook weer gebeuren.