Verslag kennisbijeenkomst 10 december 2015

Aanwezig:
Guus Haenen - AMR Midden Gelderland (Arnhem)
Tom Kamphuis - AMR Drenthe (Emmen)
Ingrid Postma - AMR Drenthe (Emmen)
Carla van der Hoeven - AMR West Brabant (Breda)
Brigitte Koehler - AMR Midden Limburg (Roermond)
Erik Nierynck - Funding namens centrumgemeente Roermond
Dick Beekhuizen - Ministerie van SZW, directie Participatie en Decentrale Voorzieningen (PDV)
Govert Maessen - AGSZW (voorzitter) Afdeling Uitvoering
Dick Keijzer - AGSZW, Afdeling Uitvoering
Mauriel van As - AGSZW, Afdeling Uitvoering
Marion Hokke - AGSZW, Afdeling Uitvoering
Maurice van der Wal - AGSZW, Afdeling Uitvoering
André van Leur - AGSZW, Afdeling DIA, Functioneel Beheer
Steven Billiet - AGSZW, Afdeling Uitvoering 

Opening en mededelingen
Deze bijeenkomsten vinden plaats naar aanleiding van de wens van diverse aanvragers om meer in contact te komen met AGSZW. Doel van de kennisbijeenkomsten is het uitwisselen en bespreken van vraagstukken en interpretaties van de regelgeving  in een kleine groep en het leren van elkaar. Ook de regiobijeenkomsten (in principe twee keer per jaar) blijven bestaan.

De huidige teamleider, Steven Billiet, kondigt aan dat hij per 1 januari 2016 een nieuwe functie zal gaan bekleden binnen Uitvoering Van Beleid. Marion Hokke stelt zichzelf voor als de nieuwe teamleider van het team Arbeidsmarktregio’s (AMR). Marion heeft de afgelopen anderhalf jaar binnen Uitvoering Van Beleid het team Europese Migratie- en Veiligheidsfondsen geleid en daarmee ervaring opgedaan met de uitvoering van Europese subsidieregelingen.

In het voorjaar 2016 zullen er weer AMR regiobijeenkomsten worden georganiseerd. De AMR’s worden hier t.z.t. voor uitgenodigd.

Stand van zaken Handleiding Projectadministratie (HPA): De herziening van de HPA heeft helaas meer tijd in beslag genomen dan voorzien. Uitvoering Van Beleid betreurt dat. Het blijkt iedere keer weer een lang traject te zijn, waarbij veel afstemming (ook met derden) noodzakelijk is. Enkele ontwikkelingen die tijdens de herziening hebben plaatsgevonden, maakten extra overleggen noodzakelijk. Daarnaast speelde de discussie rond SUWInet op. De uitkomst daarvan is eveneens van belang voor de inhoud van de HPA. Wat is er gedaan? De teksten zijn waar nodig en mogelijk aangepast aan de ontvangen reacties van de AMR’s. Deze zijn allen bekeken en hebben of geleid tot aanpassing van de tekst of tot een reactie van Uitvoering Van Beleid waarom we de tekst van de HPA niet hebben aangepast. Deze reacties worden door de accounthouders met de AMR’s die hebben gereageerd besproken. Er hebben diverse overleggen plaatsgevonden met enkele AMR’s, met name over de wijze waarop de prestatie van de casemanagers moet worden verantwoord. Dit heeft geleid tot een tweetal afspraken met de G2, waarbij ter plaatse zal worden onderzocht hoe dit kan plaatsvinden. De resultaten daarvan zullen voor zover van toepassing uiteraard met alle AMR’s worden gedeeld.

Het ESF-event heeft plaatsgevonden en Uitvoering Van Beleid is benieuwd naar de ervaringen van de aanwezigen. Enkele reacties:
‘Inspirerend, kost tijd maar levert veel op.’
‘De wijze van stemmen verdient aandacht. Die kan eenvoudiger. Door het stemmen via Facebook moet er veel doorgeklikt worden. Ook heeft niet iedereen een Facebook-account van het werk.’
‘Het verdient de voorkeur dat alle filmpjes in één keer zichtbaar zijn. Nu moeten deze opnieuw geladen worden.’
‘Er wordt de suggestie gedaan om het volgende jaar een thema te gebruiken bij het maken van de filmpjes, bijvoorbeeld Gelijke Kansen en Non Discriminatie.’
‘De suggestie wordt gedaan om de mogelijkheid te bieden om doorlopend filmpjes in te dienen, en niet alleen maar voor het ESF-event.’

De gemaakte opmerkingen worden meegenomen bij de evaluatie van het ESF event.

Regelwijziging tijdvak 2016
In 2016 zal een nieuw aanvraagtijdvak worden geopend voor de arbeidsmarktregio’s. Er kunnen dan weer aanvragen worden ingediend die vallen binnen het thema Actieve Inclusie. De heer Beekhuizen geeft aan dat gedacht wordt aan het maken van een knip tussen het gemeentelijke deel en het VSOPRO deel. Daarbij wordt voor het VSOPRO deel een projectperiode van één jaar voorgesteld. Gevolgd door een nieuw tijdvak in 2017 met weer een projectperiode van één jaar. VSOPRO heeft traditiegetrouw een hoog realisatiepercentage. Door voor deze specifieke doelgroep een kortere periode tussen aanvraag en vaststelling te realiseren, stelt de lidstaat eerder de declaratie richting de Europese Commissie (EC) veilig (de zogenaamde N+3 systematiek, waarbij het budget uit 2014 uiterlijk in 2017 moet zijn gedeclareerd bij de EC. Omdat het hierbij alleen kan gaan om gecontroleerde bedragen, is een kortere projectperiode in dat kader een goed middel om eerder comfort te creëren. Er kunnen dan immers eerder declaraties worden gecontroleerd. Met een projectperiode van 2 jaar kan er mogelijk een knelpunt ontstaan in 2018.
Daarnaast wordt gedacht aan het bieden van de mogelijkheid om de huidige, door de gemeenten uitgevoerde projecten (het zogenaamde gemeentelijke deel) de mogelijkheid te geven hun projectperiode met een half jaar te verlengen. De verlenging van de J1 projecten (ESF 2007 – 2013), waarbij de mogelijkheid ontstond om activiteiten uit de AMR projecten naar J1 te brengen, heeft bij een deel van de AMR’s gezorgd voor een vertraging in de uitvoering. Deze kan hiermee worden goedgemaakt.
Het tijdvak zal op zo’n wijze worden opengesteld dat iedere AMR, rekening houdend met de huidige looptijd, een aanvraag kan indienen. Er zal dus geen ‘uitvoeringsgat’ ontstaan.

De aanwezigen wordt gevraagd naar hun reacties. Deze lopen uiteen:
‘Goed idee, maar laat de looptijd van de projecten voor de VSOPRO-doelgroep dan gelijk lopen met het schooljaar.’
‘Je kunt ook, zoals de gemeente Breda dat doet, verlenen voor een periode van 4 jaar, waarbij er ieder jaar een tussendeclaratie wordt ingediend, gecontroleerd en uitbetaald (deelvaststelling).’
‘Het is een verandering van de spelregels tijdens het spel. AMR Breda heeft daar geen voorkeur voor. Zij wil ook geen overlap tussen projecten.’
‘Andere AMR’s vinden het goed om de mogelijkheid te bieden, maar zullen er niet allemaal gebruik van willen maken, ook niet omdat naar verwachting de realisatie goed zal zijn.’
‘Als je het tijdvak verlengt, verhoog je de realisatiemogelijkheid waardoor de mogelijke herverdeling van de onderbenutting over de subsidieaanvragers die meer hebben gerealiseerd dan het hen toegekende bedrag lager zal uitvallen of zal wegvallen.’
‘Het voorstel om te werken met een hoger subsidiepercentage, zoals in de periode 2007 – 2013, is nu niet mogelijk omdat vanaf het begin het percentage op het maximum van 50% is gesteld.’
‘Aanvragers willen duidelijkheid over de tijdvakken over een lange termijn (programmaperiode) zodat daar in de beleids- en planvorming rekening mee kan worden gehouden. De eerste periode is er een van wennen, daarna moet helderheid worden geboden.’
‘Door de ESF 2014 – 2020 regelgeving is er meer afstemming tussen gemeenten en scholen. Dit heeft over een weer ideeën en activiteiten gestimuleerd; er is meer begeleiding naar werk nodig voor deze doelgroep. Dit leidt tot andere activiteiten dan de scholen al deden. Het is zonde om deze ontwikkeling te smoren. Daarvoor is er een oproep om de projectperioden niet te veel te laten afwijken.’

De herziening van de regelgeving zal in de periode januari/februari 2016 verder uitgewerkt worden. Ook andere AMR’s kunnen reageren op deze voornemens of vragen stellen via hun accounthouders. Zij zorgen ervoor dat deze terechtkomen bij PDV.

NB: Als er sprake is van een overrealisatie binnen J1, dan kan deze, mits de activiteiten voldoen aan de eisen van de Subsidieregeling ESF 2014 – 2020 en ook binnen de projectperiode vallen, worden overgeheveld naar AMR. Het is daarbij van belang om aan te geven om welke deelnemers (BSN) het dan gaat zodat dubbelfinanciering met 2007 – 2013 kan worden uitgesloten (uitzondering, zie derde punt onder 4).    

Presentatie nieuwe E-portaal
Door Functioneel beheer van Uitvoering Van Beleid wordt een presentatie gegeven over het nieuwe e- portaal. De presentatie is te vinden in de Toolkit.
Het huidige portaal is verouderd, waardoor de kosten oplopen. Doorlooptijden voor het inregelen van een nieuwe subsidieregeling is nu 4 maanden. Het nieuwe portaal kan een dag voor opening tijdvak nog aangepast worden en biedt meer vrijheid en flexibiliteit tegen lagere kosten.
Aantal mogelijkheden, waaronder op termijn bijvoorbeeld inzicht in digitaal dossier, is veel groter.
De ‘look and feel’ wordt langzaamaan aangepast, zodat er gewenning kan plaatsvinden.
Het oude portaal blijft voorlopig bestaan naast het nieuwe.
Inloggen zal gaan met Digid, waarbij de aanvrager derden (zoals adviseurs) kan machtigen.
Gesproken over e-herkenning, van toepassing op bedrijven.
Er wordt aandacht gevraagd voor de zoekfunctie binnen het e-portaal.
Andere opmerkingen en aandachtspunten over het e-portaal kunnen gestuurd worden naar avleur@minszw.nl en mavdwal@minszw.nl.

Vragen AMR’s
Statushouders: Is een inburgeringscursus subsidiabel? Indien de inburgeringscursus een onderdeel is van een traject naar werk, dan is het subsidiabel.

Is schuldhulpverlening subsidiabel? Geadviseerd wordt om het concrete voorbeeld aan Uitvoering Van Beleid voor te leggen. Schuldverlening kan subsidiabel zijn, als het een onderdeel is van een traject naar werk.

Knip ESF 2007 – 2013 Actie J1 en ESF 2014 – 2020 Actieve Inclusie: Op welk moment moet de deelnemer aan het project aan de doelgroepeisen voldoen? Op het moment van instroom in het project dient de deelnemer te voldoen aan de eisen. Als een deelnemer in het kader van een J1 project is ingestroomd, is deze niet subsidiabel in het kader van de Subsidieregeling ESF 2014 – 2020, als deze op het moment van instroom niet aan de eisen van de doelgroep voldoet. Er is een knip gemaakt tussen de huidige en de vorige programmaperiode.

Een deelnemer die in het kader van een J1 project tijdelijk werk heeft gevonden, voldoet dus niet als deelnemer in een Actieve Inclusie project. De deelnemer is immers werkende.

Plaatsingssubsidie: “Alleen als de afspraken voor de datum waarop de deelnemer is geplaatst zijn gemaakt, kan er een plaatsingssubsidie worden verstrekt.” In de praktijk is dat niet altijd mogelijk. In de gemeenteverordening van Breda is bijvoorbeeld bepaald dat de plaatsingssubsidie kan worden aangevraagd in een periode van een maand voor tot een maand na de ingangsdatum van de arbeidsovereenkomst. In de AMR Drenthe wordt een beschikking plaatsingssubsidie pas gegeven na het tot stand komen van de arbeidsovereenkomst. Uitvoering Van Beleid geeft aan dat hier maatwerkafspraken over gemaakt moeten worden. In deze gevallen dient er contact opgenomen te worden met de accounthouder.

Het boekje met voorbeeldprojecten in het kader van Gelijke Kansen en Non Discriminatie is uit. De vraag wordt gesteld hoe deze projecten hun kosten declarabel hebben gemaakt? Anders gezegd, op welke wijze hebben zij deze verantwoord? De AMR’s zouden dit graag willen weten omdat zij zelf ook dergelijke projecten hebben maar deze (nog) niet onder ESF hebben gebracht. Uitvoering Van Beleid geeft aan dat het om lopende projecten gaat en stelt voor daar met de projecten contact over op te nemen. De contactgegevens zijn genoemd in het boekje.
Caseloadverantwoording: Hoe ga je om met de inactieve klanten? In de concept herziene HPA staat het volgende: “Een slapend bestand wordt vaak gekenmerkt door deelnemers waarvoor nauwelijks of geen activiteiten meer plaatsvinden. Wanneer deze deelnemers zijn gekoppeld aan een casemanager maken deze deelnemers wel deel uit van de caseload van de casemanager en moeten dus als zodanig in noemer bij de toerekening worden betrokken. Doordat voor deze deelnemers geen activiteiten zijn verricht, kunnen deze deelnemers echter niet als ESF deelnemers worden beschouwd.” In principe moet je de inactieven dus ook meenemen in de noemer van de toerekeningsfactor (ESF/totaal aantal). Wanneer er echt niets is gedaan voor een inactieve deelnemer dan kun / mag je deze buiten de toerekening laten. Het is dan wel belangrijk dat het feit dat het een inactieve is, controleerbaar is. Achteraf moet dus bij een controle worden aangetoond dat deze inactieve(n) terecht buiten beschouwing worden gehouden. Dit kan door bijvoorbeeld inzage in het deelnemersdossiers welke laat zien dat er daadwerkelijk niets met de klant is gedaan, of door het inzichtelijk maken van de wijze waarop inactieven worden gefilterd (bijvoorbeeld op kenmerken als bepaalde treden van een participatieladder). Er zijn dus mogelijkheden, en het advies is en blijft om vooraf contact te zoeken met uw accounthouder.

Is een Excellijst voldoende als onderbouwing van de bepaling van de toerekening van de caseload? Deze is immers manipuleerbaar. Door de Excellijst op het peilmoment te laten mailen door bijvoorbeeld een applicatiebeheerder aan de ESF projectmedewerker (zo creëer je ook functiescheiding), heb je een bewijs. Deze email bewaar je in de projectadministratie en daarmee kun je achteraf laten zien dat de gebruikte lijst daadwerkelijk op de peildatum betrekking heeft.

Bepalen peilmoment: 31 december 2015 is een peilmoment maar dan kan er geen caseload worden bepaald vanwege vakantie. Hoe ga je daarmee om?
Uitgangspunt is dat er minimaal ieder half jaar een peilmoment moet zijn. Mogelijkheid 1: draai begin december de caseload uit en dan een volgende keer binnen een half jaar daarna. Mogelijkheid 2: draai op 4 januari 2016 de caseload uit, naar de stand van 31 december 2015.

Is het mogelijk de caseload te herschikken? Ja, er zijn minimaal 4 peilmomenten en je kunt ook tussentijds peilen. Wat belangrijk is dat de toerekening gedocumenteerd is. Geen documentatie? Geen basis! We moeten de toerekening kunnen maken. Advies: leg dit voor aan de accounthouder.

Rondvraag
De AMR’s hebben geen aanvullende vragen.