Verslag kennisbijeenkomst 1 maart 2018

Aanwezig:

Bart Zuman - AMR Flevoland  (gemeente Almere)

Rob Bakker - AMR Haaglanden (gemeente Den Haag )

Peter Donders - BMC namens AMR Achterhoek (gemeente Doetinchem)

Sander Berkers - AMR Zuid-Limburg (gemeente Heerlen)

Henk Jan Jansen - AMR Noord-Holland Noord (gemeente Alkmaar)

Robert van Dijk - OAVD namens AMR Food Valley (gemeente Ede)

Mirella Gelauf - Uitvoering Van Beleid

Stijn Hodes - Uitvoering Van Beleid

Dick Keijzer - Uitvoering Van Beleid

Annet Bek - Uitvoering Van Beleid

Mirella Gelauf opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom.

Het uitblijven van een derde tijdvak ESF-subsidie heeft bij een aantal gemeenten, naast gevolgen voor subsidiabele werkzaamheden voor deelnemers, ook gevolgen voor de opgezette projectorganisatie. Daar valt een gat als niet snel (uiterlijk 1 januari 2020) een nieuwe ESF-subsidie beschikbaar is.

In het regeerakkoord is opgenomen dat loonkostensubsidie wordt vervangen door loondispensatie. Als gevolg daarvan komt € 480 miljoen beschikbar voor participatie. AMR’s vragen zich of (een deel van) dit geld naar ESF kan (als nationale financiering).

Verder zijn er veel vragen over de invulling van ESF in de nieuwe programmaperiode. Aangezien nu in Europa de eerste gesprekken plaatsvinden is het inhoudelijk te vroeg om hier op in te gaan, maar de AMR’s horen graag naar de invulling/bestedingsrichting die Nederland heeft in deze gesprekken en het tijdsplan.

Zowel een vooroverleg/startgesprek bij aanvang van de controles als een regelmatige terugkoppeling tijdens de controle wordt door diverse AMR’s als positief ervaren. Ook de continuïteit van de bezetting wordt gewaardeerd.

Wel worden soms ook verschillen tussen verschillende controlemedewerkers opgemerkt. Afstemming via de controleleider is dan essentieel.

Door diverse redenen heeft een aantal projecten uit de eerste ronde helaas nog geen concept dan wel definitief rapport gekregen. Om deze zo snel mogelijk afgerond te krijgen worden een aantal Pro-VSO-controles uitgesteld. De AMR’s die dit betreft zijn inmiddels benaderd. Uitvoering Van Beleid zal samen met deze AMR’s kijken naar de gevolgen voor deze AMR’s als verbeterpunten uit de controles niet meegenomen kunnen worden bij de einddeclaraties van de lopende projecten.

Voor de projecten die een definitief rapport hebben ontvangen bestaat de mogelijkheid dat zij nog gecontroleerd zullen worden door de Audit Autoriteit. Een aantal AMR’s is al benaderd. Uitvoering Van Beleid zal een beschrijving van het proces (incl. tijdslijn en risico’s) rondom deze controles maken en opnemen in de nieuw te verzenden Nieuwsflits. Deze Nieuwsflits zal op reguliere basis naar alle AMR’s gelijktijdig worden verstuurd met daarin een aantal wetenswaardigheden.

Ook zal in de Nieuwsflits aandacht worden besteed aan de veranderde controlesystematiek om bij VCV niet langer drie deelnemers per regel te controleren indien per peilmoment wordt verantwoord, maar slechts één deelnemer.

Uitvoering Van Beleid heeft een geïntegreerd deelnemersbestand ontwikkeld waardoor in één bestand de volgende lijsten zijn opgenomen:

• Deelnemersadministratie
• Aanlevering DUO/Inlichtingenbureau
• Aanlevering BSN voor CBS

De aanwezige AMR’s staan hier positief tegenover mits er niet meer of andere gegevens worden gevraagd.

Met de nieuwe AVG op komst wordt met name bij de Pro/VSO-controles het verstrekken van BSN voor ESF een steeds belangrijker issue. Instructies vanuit het Ministerie van OCW lijken soms haaks te staan op eisen vanuit ESF. Door de AMR’s wordt gevraagd om correspondentie vanuit het Rijk waarin het verzamelen en verstrekken van BSN door de AMR’s en het verwerken daarvan door Uitvoering Van Beleid wordt toegelicht om zodoende uitvoerders/scholen te eenduidig te informeren.

Ook wordt vanuit een aantal AMR’s een pleidooi gehouden om te kijken naar prestatieonderbouwing die voldoet aan de ESF-regeling zonder dat naar privacygevoelige informatie in een deelnemersdossier gekeken moet worden.

Bij AMR Zuid-Limburg is de indruk ontstaan dat op de deelnemerslijst die opgesteld wordt bij de diverse peilmomenten ook gegevens van niet-deelnemers in een caseload opgenomen moeten worden. De vraag is of dit zo is en welke gegevens dan nodig zijn.  In de recent verstuurde Nieuwsflits is hierover het volgende opgenomen: Bij toepassing van VCV staan op een caseloadlijst alle klanten die op de peildatum aan de betreffende medewerker zijn gekoppeld. Bij de toerekening worden in de teller alle klanten opgenomen welke bij de instroom in het traject aan de ESF doelgroepcriteria voldoen en waarvoor op de peildatum een traject richting werk open staat.

In de noemer worden vervolgens alle klanten opgenomen welke op de peildatum in de caseload van de betreffende medewerker zijn opgenomen. Naast de klanten uit de teller zijn dit dan ook de klanten die niet tot de ESF doelgroep behoren. Eventueel ook de klanten die tot de doelgroep behoren, maar waarvan het traject niet kan worden aangetoond en de klanten waarvoor geen traject richting werk openstaat (de zogenaamde slapers). Laatstgenoemde categorie mag uit de noemer worden verwijderd mits dit verifieerbaar is door Uitvoering van Beleid.

Vanuit AMR Noord-Holland Noord wordt gevraagd naar de stand van zaken rondom de werkzaamheden die het Inlichtingenbureau uitvoert. Per AMR is het mogelijk om BSN aan te leveren maar kan dit ook per gemeente?  Ook hierover is inmiddels in de Nieuwsflits een antwoord opgenomen: Aanlevering via de deelnemende gemeenten binnen een aanvraag is eventueel mogelijk in overleg met het Inlichtingenbureau.

Ervaringen met de checklist ESF-projectadministratie zullen de volgende bijeenkomst worden besproken.