Een soepele einddeclaratie - zo deed de sector Afbouw dat
De sector Afbouw was er vroeg bij: het eerste tijdvak in 2021 vroegen zij meteen de MDIEU-subsidie aan. Inmiddels hebben zij het hele subsidieproces van begin tot eind doorlopen, en met succes! Hun einddeclaratie kon het team van Uitvoering van Beleid zonder moeilijkheden beoordelen én goedkeuren. Sven den Brave, secretaris van O&O-fonds Afbouw, vertelt samen met Gerd Simons van Stichting Savantis over hun aanpak. Welke tips hebben zij voor andere sectoren die de einddeclaratie nog voor de boeg hebben?
Voor de MDIEU-subsidie besloot de sector de hulp in te schakelen van Stichting Savantis. “Weten wat er wel en niet kan binnen een bepaalde subsidie is altijd een uitdaging”, geeft Sven aan. “Als je er geen ervaring mee hebt, is het doornemen van de hele subsidieregeling een taaie klus. De tekst leest niet bepaald als een roman. Gelukkig kon Savantis ons hierin ondersteunen.” “Het is het van essentieel belang om je grondig te verdiepen in de subsidieregels ”, vult Gerd aan, die vanuit Savantis samen met Sven de aanvraag indiende. “Het werken aan een soepele einddeclaratie begint namelijk al bij het indienen van de subsidieaanvraag.”
Lezen, lezen en nog eens lezen
Gerd: “Waar wij beginnen, is de handleiding projectadministratie (HPA) van begin tot eind door te nemen. Dat is als het ware de motor van je subsidie, dus als je die motorkap niet opentrekt en ieder onderdeeltje inspecteert, dan weet je ook niet hoe je je motor aan het werk krijgt. Ik denk dat wij wel durven zeggen dat we de subsidieregeling bijna beter kennen dan de werknemers bij UVB. Dat is in ieder geval wel ons streven geweest.”
Sven: “Het helpt ook als alle betrokkenen gelijk oplopen bij het vergaren van die kennis. Dus niet alleen de aanvragers, maar juist ook de accountant, administratieve medewerkers, iedereen die een rol speelt of gaat spelen in het aanvraagproces of de verantwoording. Dan staan alle neuzen meteen dezelfde kant op en weet iedereen wat er aan het einde van de rit verwacht wordt om tot een goed eindresultaat te komen.”
Werk van achter naar voren
Gerd: “Als je precies weet waar je volgens de regeling moet eindigen, kun je van het eindpunt naar voren gaan werken. Bij iedere stap die je zet, vraag je je af hoe het gaat bijdragen aan de einddeclaratie. ‘Kan ik deze handeling aan het einde goed verantwoorden?’ Is het antwoord nee, doe het dan niet. Wees realistisch in de haalbaarheid van je plannen. Je hebt de einddeclaratie bij alles in je achterhoofd. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.”
Het monitorgesprek
Sven: “Zo’n 3 à 4 maanden voor de deadline van het indienen van de definitieve einddeclaratie hadden wij met UVB een soort monitorgesprek. Daarin presenteerden wij onze conceptversie van de verantwoording. Een realistische schets van hoe we er op dat moment voor stonden, inclusief onze zorgen over waar we dachten het budget niet op te kunnen maken.”
Gerd: “UVB denkt vervolgens echt met je mee in dat gesprek, om nog ruim voor de deadline je project bij te kunnen sturen. Toen was er namelijk nog genoeg tijd om wijzigingsverzoeken in te dienen. Na de verzoeken kregen we vrij snel een nieuwe beschikking toegestuurd, waardoor we zo goed als gereed waren voor de definitieve verantwoording. Het gesprek was voor ons dus bijzonder nuttig. Realiseer je wel dat je er het meeste profijt van hebt als je je conceptversie van de einddeclaratie al zo goed mogelijk hebt uitgewerkt.”