De sector zorg pakt overbelasting aan met een serious roostergame

Adviesbureau Nederland Zorginstituut (Nzi) ontwikkelde samen met de FNV, &Ranj en zorgprofessionals een serious roostergame. Hiermee kunnen teams aan de slag om inzicht te krijgen in hun 'roosterwereld', om daarna in een veilige dialoog het roosterproces te verbeteren. We gingen erover in gesprek met Henk-Jan Messchendorp, veranderkundige en oprichter van Nzi.

Wat was de aanleiding om aan de slag te gaan met slim roosteren?

“Als adviesbureau houden wij ons veel bezig met innovatieve projecten in de zorgsector. Die sector kenmerkt zich door zeer betrokken medewerkers, die hard werken vanuit hun hart. Met banen die veel verantwoordelijkheden vragen en waarbij sprake is van een toenemende bijna structurele onderbezetting. Die onderbezetting is in de hedendaagse arbeidsmarkt op veel plekken voelbaar, en is niet direct opgelost. Het is daarom van essentieel belang dat je de capaciteit die je wél hebt zo zorgvuldig mogelijk inzet. En mensen zoveel mogelijk gezond en met plezier naar hun werk laat gaan.”

“Een toenemende zorgvraag met minder personeel zorgt ervoor dat werknemers zwaarder worden belast. Daarnaast is er een groep medewerkers die onnodig vertrekt uit de zorg. ‘Waar gaat het mis?’, vroegen wij ons af. We zijn bij meerdere ziekenhuizen gaan kijken en zagen dat de roosters vaak een belangrijk knelpunt zijn. Een roostermaker probeert een zo eerlijk en evenredig mogelijk rooster te maken Zodat iedereen een gezonde werkbelasting kan hebben, waarbij vooral werk en privé in balans is. Maar vervolgens wordt er binnen een informeel circuit (via bijvoorbeeld Whatsapp) nog ontzettend veel gemuteerd en geruild. Daar zit geen regie op, waardoor sommige werknemers veel te veel werken, of ongezond veel nachtdiensten draaien. Dat gaat vaak ten koste van gezondheid en de duurzame inzetbaarheid, en dat wil je vanuit goed werkgeverschap natuurlijk voorkomen.” 

"Het is daarom van essentieel belang dat je de capaciteit die je wél hebt zo zorgvuldig mogelijk inzet."

Wat hebben jullie bedacht om dit probleem aan te pakken?

“We zochten naar een tool om meer grip te krijgen op de roosteraanpak, en toen kwam ‘serious gaming’ om de hoek kijken. Dat is een methode die vaker wordt gebruikt in verandermanagement. Het is een spel dat ontworpen is met een doel dat verder gaat dan alleen vermaak. Dit spel wordt gebruikt om te leren, andere taal te ontwikkelen en gedragsverandering te bevorderen. Een spel kan op deze manier een simulatie van de werkelijkheid zijn, waardoor het objectiveert. Dit zorgt ervoor dat mensen in een soort spiegel naar hun eigen situatie kunnen kijken zonder het zich persoonlijk aan te trekken. Juist dit element is een belangrijk ingrediënt voor een veilig en open gesprek wat tot innovatieve oplossingen leidt.”

“Met behulp van het arbeidsmarktfonds van de ziekenhuizen (de STaZ) en de MDIEU-subsidie hebben we een spel kunnen ontwikkelen dat gericht is op het roosteren in de zorgsector. Het bordspel kunnen werknemers in de zorg binnen hun eigen team spelen. Om vooruit te komen, moeten de spelers door middel van dilemmakaartjes steeds een afweging maken, tussen bijvoorbeeld het levensgeluk van de zorgmedewerker en de kwaliteit van zorg. Het zijn zeer realistische situaties, waar ziekenhuispersoneel vaak mee te maken heeft. Doordat het gaat over ‘anonieme’ personen, zijn de spelers nu in staat om een objectieve afweging te maken. 

Neem bijvoorbeeld het volgende dilemma: ‘Een zorgmedewerker heeft een bruiloft waar hij graag naartoe wil. Hij staat die dag alleen wel op het rooster en wil deze dienst graag ruilen.’ De actie ‘ruilen toestaan’ geeft de zorgmedewerker een toename van levensgeluk, aangezien hij zijn plannen niet hoeft af te zeggen. Daar staat wel tegenover dat de roostermaker onverwacht extra werk heeft, wat voor een afname van levensgeluk zorgt. Op deze manier moeten de spelers bij ieder dilemma een afweging maken, waarmee ze zorgen dat iedereen zo veel mogelijk werkplezier behoudt.

"Serious gaming - een spel dat wordt gebruikt om te leren, andere taal te ontwikkelen en gedragsverandering te bevorderen."

En hoe zorgt het spel er dan voor dat de situatie op de werkvloer verbetert?

“Het spel is natuurlijk pas een eerste stap in zo’n verandertraject. Het zorgt er vooral voor dat collega’s daarna juist met behulp van de ervaringen uit het bordspel met elkaar de dialoog aangaan, met vragen als: Wat hebben we voor inzichten opgedaan? Welke daarvan zijn van toepassing op de eigen werkvloer? Waar willen we de komende tijd op focussen? Bij het spel zit een kaart waarop 3 belangrijke aandachtspunten kunnen worden opgeschreven. Het is de bedoeling dat die punten structureel worden besproken, tijdens het teamoverleg. Concreet zeg je dan tegen elkaar: ‘Wat gaan we doen om het werkplezier en levensgeluk van elkaar hoog te houden?’ Dat stukje bewustwording en een breder gedragen verantwoordelijkheid voor het rooster zijn echt al stappen in de goede richting.” 

"Het zorgt er vooral voor dat collega’s daarna juist met behulp van de ervaringen uit het bordspel met elkaar de dialoog aangaan."

Hoe heeft de subsidie hierbij geholpen?

“De middelen vanuit de STaZ en de subsidie hebben we kunnen gebruiken om de serious game te bedenken en te produceren. Momenteel zijn we met verschillende groepen aan het werk. We hebben de game gebruikt bij verschillende verbetertrajecten vanuit de post-hbo-opleiding Plannen is een vak. Ook hebben we budgettaire ruimte voor het begeleiden van afdelingen die hiermee aan de slag gaan, zodat de inzichten ook worden geborgd voor de lange termijn. En we hebben een leercommunity opgezet, ‘roosterverbeteraar.nl’, waar we tips en tricks voor slim roosteren delen, en geïnteresseerden meer informatie kunnen vinden over het spel. De serious roostergame heeft in deze eerste versie alleen dilemma’s die voor de zorgsector van toepassing zijn. Maar een vergelijkbaar spel zou kunnen helpen in elke sector waar men met roosters werkt.