Wie zijn de mensen die de telefoon opnemen bij de helpdesk? Een interview met Laura Geradts, subsidieconsultant bij UVB
Als u subsidie aanvroeg, bent u gegarandeerd met ze in contact gekomen: de helpdesk voor de subsidie Duurzame inzetbaarheid van Uitvoering van Beleid (UVB). Dit zijn ook de mensen die uw aanvraag beoordelen. Hoe komt het dat daar zo veel weken voor nodig zijn? Hoe komt zo’n beoordeling tot stand? En waar houden de medewerkers zich verder op dagelijkse basis mee bezig? Laura Geradts werkt sinds 2,5 jaar als subsidieconsultant bij UVB en geeft een kijkje in de keuken.
“Sommigen zullen mijn team vooral kennen als de mensen die de telefoon opnemen, wanneer je naar de helpdesk belt voor subsidievragen over duurzame inzetbaarheid. En het klopt dat dat een deel van ons werk is. Maar daarbuiten hebben we nog veel andere taken, met name het beoordelen en monitoren van subsidieprojecten.”
Divers takenpakket
“Gedurende het jaar zijn er verschillende aanvraagtijdvakken geweest. Door de populariteit van deze subsidieregeling stroomden de aanvragen binnen en was het budget binnen één dag al overvraagd. En al die aanvragers hopen zo snel mogelijk met hun project te kunnen starten. Dan zetten wij alle zeilen bij om iedereen zo snel mogelijk duidelijkheid te geven.”
“Maar het beoordelingswerk van een project stopt niet na die eerste inhoudelijke beoordeling. Want halverwege de looptijd van de gesubsidieerde projecten komen de tussentijdse voortgangsverslagen, en aan het einde de einddeclaraties. En ook die stukken toetsen we allemaal. En tussendoor zijn er ook steeds vragen en wijzigingsverzoeken waar we mee aan de slag moeten. Zo zie je dat het beoordelen niet alleen na een aanvraagtijdvak plaatsvindt, maar het hele jaar door.”
Grondig beoordelingsproces
“Na het indienen van een aanvraag hebben wij 13 weken de tijd voor de inhoudelijke beoordeling. De behandeltijd van een project kan enorm verschillen. Eenvoudige projecten, waarvan de aanvraag goed in elkaar zit en er geen extra vragen zijn, kunnen soms binnen enkele dagen afgehandeld worden. Maar de ervaring leert dat we bijna altijd een vragenmail naar de aanvragers sturen, omdat er extra duidelijkheid nodig is. Voordat de mail beantwoord en verwerkt is, zijn er zo alweer twee weken voorbij. Bovendien kijkt er bij ons altijd een tweede beoordelaar naar de subsidieaanvraag, en leest de werkverdeler nog een laatste keer mee. Zo weten we zeker dat we iedere aanvraag zo goed mogelijk beoordelen.”
“Ook wij vinden het natuurlijk belangrijk dat aanvragen grondig beoordeeld worden. Daar zetten we ons heel hard voor in en dat kost tijd. Daarom hebben we de beoordelingstermijn ook echt nodig. Er is in het team – nadat er weer een nieuw tijdvak open is gegaan – altijd een feestmomentje als de eerste aanvraag is beoordeeld. De beoordelaar die dat lukt, wint een reep chocolade.”
“Ik voel me steeds weer trots als ik zie hoe we als team de berg aan aanvragen weten te verwerken. De hoeveelheid brengt op de piekmomenten ook stress met zich mee, maar uiteindelijk lukt het ons toch om alles te behandelen. En sinds ik me voor mijn werk met dit thema bezighoudt, zie ik hoe belangrijk het is om over duurzame inzetbaarheid na te denken. Ik hoop dan ook dat de subsidie bedrijven een impuls geeft om zich blijvend met de duurzame inzetbaarheid van hun mensen bezig te houden.”