5.4 Aandachtspunten

Tot slot de belangrijkste aandachtspunten en veel voorkomende omissies bij bovenstaande

procedures:

♦ Het splitsen van opdrachten om onder de drempelwaarden te blijven dan wel het samenvoegen van opdrachten om bepaalde (categorieën van) leveranciers uit te sluiten (het risico op bewust knippen / het risico van onterecht clusteren) is niet toegestaan.
♦ Let op (onnodig) samenvoegen en (niet) opdelen in percelen.
♦ U dient soortgelijke inkopen door verschillende organisatieonderdelen samen te voegen. De inkopen kunnen samen een drempelbedrag overschrijden.
♦ Draag er zorg voor dat u een juiste procedure volgt, c.q. maakt niet ten onrechte gebruik van uitzonderingen.
♦ Let op dat u niet te strenge geschiktheidseisen vaststelt (opvragen van referenties).
♦Let op juist toepassen van gunningcriteria.
♦ Let op dat u voldoet aan eventuele motiveringsverplichtingen
♦ Draag er zorg voor dat u de kosten goed raamt. Het te laag of te hoog ramen van inkopen kan tot problemen leiden (houd ook rekening met overeengekomen verlengingsmogelijkheden die mogelijk kunnen leiden tot overschrijding van drempelbedragen)
♦ Het door tijdgebrek (ten onrechte) niet volgens de AW2012 aanbesteden is niet toegestaan.
♦ Zorg ervoor dat u de soort inkopen juist kwalificeert.
♦ Zorg voor het juist gebruik maken van het uitzonderingsregime dat is voorbehouden voor opdrachten voor Sociale en andere specifieke diensten.
♦ U dient de gunnings- en selectiecriteria op goede en inzichtelijke wijze toe te passen in het proces.
♦ Gebruikmaken van een contract na de contractperiode en na de maximale verlengingstermijn zonder noodzakelijke aanbestedingsprocedure is niet toegestaan.
♦ Houd rekening met eventuele verplichte aankondiging van de opdracht.
♦ Houd rekening met het opstellen van een proces verbaal waaruit het verloop van het selectie- en gunningproces kan worden afgeleid.
♦ U dient zorg te dragen voor goede dossiervorming.
♦ U dient te allen tijde de keuzes te motiveren.
♦ Kosten van verbonden organisaties (zie 3.2.1 voor uitgebreidere info) dienen op basis van werkelijke kosten te worden verantwoord.
♦ Belangenverstrengeling bij het aangaan en/of uitvoeren van contracten is niet toegestaan.

Deze lijst met aandachtspunten is niet limitatief. Bovenstaande punten kunnen bij de controle tot correcties op de subsidiabele kosten leiden.