5.3 Welke dossiervorming per procedure?

A. Enkelvoudig onderhandse procedure
De enkelvoudig onderhandse procedure (gunning uit de hand) geldt voor relatief kleine bedragen tot € 50.000 (zie schematische weergave). Hierbij is het niet nodig om de marktconformiteit aan te tonen.
Voor dergelijke bedragen is het niet nodig om de marktconformiteit aan te tonen. Uitvoering Van Beleid controleert hier verder niet op.

B. Meervoudig onderhandse procedure
U dient bij opdrachten vanaf € 50.000 minimaal een meervoudig onderhandse procedure te volgen. Bij een meervoudig onderhandse offerteprocedure stelt u een bestek op waarin u duidelijk aangeeft wat de opdracht is. Een bestek is een beschrijvend document waarin u de gunnings- en selectiecriteria beschrijft op basis waarvan u de selectie doet. Op basis van dit bestek vraagt u aan minimaal drie partijen een offerte uit te brengen voor een bepaalde opdracht. De uitnodiging voor het verstrekken van een offerte moet bij alle partijen gelijk zijn. Hierbij moet het gaan om partijen waarvan redelijkerwijs mag worden verwacht dat zij in staat zijn de opdracht uit te voeren. Nadat de offertes zijn binnengekomen vergelijkt u deze met elkaar op basis van de criteria die u hebt opgenomen in het bestek. Het is belangrijk om de totstandkoming van uw keuze duidelijk vast te leggen in het dossier. Dit doet u onder andere door middel van een ondertekende gunningmatrix en indien van toepassing gespreksverslagen met de offrerende partijen.
Vervolgens verstrekt u de opdracht aan de aanbieder met de economisch meest voordelige aanbieding en stuurt u de afgewezen partijen een brief waarin aangegeven is dat zij de opdracht niet gegund krijgen.

De vast te leggen gegevens in uw dossier bestaan uit:

• Procedurebeschrijving offerteprocedure;
• Bestek (beschrijvend document) ten behoeve van de opdracht met selectie- en gunningcriteria en wegingsfactoren;
• De uitvraag voor offertes;
• De ingediende offertes;
• De gunningsfase (gespreksverslagen en gunningmatrix);
• Motivering van de gemaakte keuze;
• De gunnings- en afwijzingsbrieven;
• Het contract met de gegunde partij.

Voor de zogenaamde Sociale en andere specifieke diensten (denk aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch diensten) mag vanaf € 50.000 tot het grensbedrag van € 750.000 worden volstaan met een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure, dan wel een nationale aanbestedingsprocedure (zie hierna). Deze diensten worden opgesomd in bijlage XIV van de Richtlijn 2014/24/EU[5]. Opdrachten voor Sociale en andere specifieke diensten die de drempel van € 750.000 overschrijden dienen een Europese aanbestedingsprocedure te volgen en worden hierna onder sub E behandeld.

C. Nationale aanbestedingsprocedure
Bij opdrachten vanaf € 50.000 onder de Europese drempelwaarden met grensoverschrijdend belang of bij grotere opdrachten onder de Europese drempelwaarden kunt u er ook voor kiezen de hele nationale markt te benaderen door de opdracht vooraf aan te kondigen (zie schematische weergave). Indien u vrijwillig kiest voor nationale aanbesteding controleert Uitvoering Van Beleid of u de nationale aanbestedingsregels juist heeft gevolgd.

De vast te leggen gegevens in uw dossier zijn:

• Beschrijving van de procedure;
• Bestek ten behoeve van de opdracht met selectie- en gunningcriteria en wegingsfactoren;
• De publicatie van de opdracht;
• De ingediende offertes;
• Beoordeling van de offertes;
• Motivering van de gemaakte keuze (gunningmatrix);
• De gunnings- en afwijzingsbrieven;
• Het proces verbaal van de gunning (indien van toepassing);
• De overeenkomst en de publicatie van de gunning.

D. Europese aanbestedingsprocedure
Uitvoering Van Beleid controleert indien u aanbestedingsplichtig bent of indien u vrijwillig voor een Europese aanbestedingsprocedure kiest of u de Europese regels inzake aanbesteding juist gevolgd heeft.
De documentatie van de gevoerde procedure wordt inzichtelijk als onderdeel van de projectadministratie bewaard.

De vast te leggen gegevens in uw dossier zijn:

• Beschrijving van de procedure;
• Bestek (beschrijvend document) ten behoeve van de opdracht met selectie- en gunningcriteria en wegingsfactoren;
• De publicatie van de opdracht;
• De nota van inlichtingen (indien van toepassing);
• De ingediende offertes;
• Het proces verbaal van de opening van de offertes;
• De beoordeling van de offertes;
• Motivering van de gemaakte keuze (gunningmatrix);
• De gunnings- en afwijzingsbrieven;
• Het proces verbaal van de gunning;
• De overeenkomst;
• De melding van de opdracht bij de Europese Commissie via TenderNed.

Voor opdrachten voor Sociale en andere specifieke diensten die de grens van € 750.000 overschrijden geldt vanaf 18 april 2016 een vereenvoudigde aanbestedingsprocedure. Een aankondiging (of een vooraankondiging) en een gunningbericht zijn bij deze procedure verplicht. In de aankondiging moeten onder meer de technische specificaties van de opdracht worden opgenomen. Daarbij moeten de hoofdkenmerken van de gunningprocedure worden toegelicht. De gegunde opdracht moet worden gepubliceerd op TenderNed.

Voor opdrachten voor Sociale en andere specifieke diensten die de grens van € 750.000 overschrijden dienen de volgende gegevens in het dossier te worden vastgelegd:

• Vooraankondiging of een aankondiging van de opdracht;
• De hoofdkenmerken van de gunningprocedure;
• Toets of de inschrijvingen voldoen aan de gestelde technische specificaties, eisen en normen;
• Een proces verbaal van de opdrachtverlening;
• De overeenkomst;
• De publicatie van de aankondiging van de gegunde opdracht.

Overzicht soorten Europese aanbestedingsprocedures:

Openbare procedure art. 2.26 Aw
Deze procedure begint met een aankondiging van de opdracht (via TenderNed) in het EU-publicatieblad. De procedure kent één ronde, waarin alle inschrijvers (aanbieders die inschrijven met een offerte) direct een offerte kunnen indienen.

Niet-openbare procedure art. 2.27 Aw
Deze procedure begint met een aankondiging van de opdracht (via TenderNed) in het EU-publicatieblad. De gegadigden (aanbieders die deelneming aan de procedure verzoeken) en de inschrijvingen worden beoordeeld in twee verschillende ronden. De gegadigden moeten voldoen aan gestelde minimum(geschiktheids)eisen. Er mogen op hen geen uitsluitinggronden van toepassing zijn. In de eerste ronde worden uit alle aanmeldingen de meest geschikte gegadigden (meestal 5) op basis van vooraf opgestelde en gecommuniceerde selectiecriteria gekozen. De geselecteerden worden vervolgens uitgenodigd om een inschrijving te doen. In de tweede ronde worden deze beoordeeld en wordt een keuze gemaakt.

Raamovereenkomsten art. 2.44 Aw
Van een raamovereenkomst is sprake als de aanbestedende dienst gedurende een bepaalde periode (maximaal vier jaar, tenzij deugdelijk gemotiveerd) bepaalde leveringen of diensten wil afnemen van of werken wil opdragen aan één inschrijver of een geselecteerde groep van minimaal twee inschrijvers en daarover vooraf afspraken wil maken over bijvoorbeeld de te leveren kwaliteit, hoeveelheid en leveringstermijn. Er is over het algemeen geen afnameplicht. Er kunnen dus verschillende soorten raamovereenkomsten worden afgesloten.[6] Het type overeenkomst bepaalt op welke wijze een nadere overeenkomst gegund moet worden.

Dynamische aankoopsystemen (DAS) art. 2.38 Aw
Binnen dynamische aankoopsystemen (ook wel marktplaatsen) kunnen ondernemers die aan de gestelde eisen voldoen een (indicatieve) inschrijving doen, op basis waarvan een besluit wordt genomen of deze ondernemer wordt toegelaten tot het systeem. Binnen het systeem kunnen dan specifieke opdrachten worden uitgezet bij waarbij toegelaten ondernemers voor inschrijving worden uitgenodigd. Het doel van deze marktplaatsen is om sneller en efficiënter te kunnen inkopen. De regels over het hanteren van een DAS worden behandeld in de AW2012 vanaf artikel 2.144.[7] In alle gevallen controleert Uitvoering Van Beleid de ten grondslag liggende procedures en de uitvoering daarvan.

Zie voor een overzicht van bovenbeschreven aanbestedingsvormen de hierna opgenomen beslisboom.

Overige
Naast de hier behandelde procedures is binnen de AW2012 nog een aantal aanbestedingsvormen geoorloofd.
Deze zullen in de praktijk binnen de door ESF gesubsidieerde projecten niet voorkomen.

Voor de volledigheid een opsomming:

♦ Aanbestedingen via de concurrentiegerichte dialoog.
♦ Mededingingsprocedures met onderhandeling.
♦ Procedure van innovatiepartnerschap.
♦ Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Beslisboom aanbestedingsplichtigen ESF met ingang van 1 juli 2016: