3.2.1 Inleiding

Externe kosten zijn kosten van activiteiten die verricht worden door derden. Onder derden wordt verstaan: externe organisaties en of personen die geen deel uitmaken van (of op enigerlei wijze gelieerd zijn aan) de organisatie van de aanvrager en of uitvoerder.

In de subsidieregeling (artikel 12 lid 1 bijlage 1) wordt onderscheid gemaakt tussen:

• Externe kosten voor kernactiviteiten: kosten die in rekening gebracht worden door derden voor het uitvoeren van direct aan deelnemers gerelateerde activiteiten, dan wel voor het uitvoeren van subsidiabele activiteiten.
• Externe kosten voor projectcoördinatie en –administratie: kosten die in rekening gebracht worden door derden en direct te relateren zijn aan het beheer van het project.

Externe kosten die betrekking hebben op bovengenoemde activiteiten mogen worden opgenomen in de projectadministratie. Om de noodzakelijkheid, tijdigheid, juistheid en volledigheid van de kosten aan te tonen, dient u zowel de factuur als het betalingsbewijs en bijbehorende bewijsstukken (inclusief eventueel prestatiebewijzen)  in uw financiële administratie op te nemen.

U dient aan te geven of toerekening van het factuurbedrag wel of niet aan de orde is, als ook een inzichtelijke vastlegging van de toerekening te overleggen. Daarnaast dient u  de toegepaste toerekeningsmethodiek aan te geven, bij voorkeur (en indien mogelijk) op de factuur.

Om de subsidiabiliteit van de kosten aan te tonen, adviseren wij u het volgende:

• Bewaar in de projectadministratie de conform uw administratieve organisatie geautoriseerde factuur. Dit mag ook een digitale versie of kopie van de factuur zijn (zie ook hoofdstuk 6).
• Verder is van belang dat kan worden vastgesteld dat de gefactureerde kosten ook daadwerkelijk subsidiabel zijn. Dit kunt u aantonen door op de factuur door de derde partij te laten vermelden waarvoor de diensten gebruikt worden en door aan te geven voor welke deelnemer(s) de diensten bestemd zijn en op welke datum.
• Bewaar in de projectadministratie de betaalbewijzen, waarmee u kunt aantonen dat de verantwoorde kosten ook daadwerkelijk zijn betaald. In het geval van batchbetalingen dient het spoor van de factuur naar de betaling navolgbaar te zijn.
• Bewaar in de projectadministratie de bewijsstukken die de marktconformiteit van de op de facturen vermelde kosten aantonen, inclusief de motivering voor de gemaakte keuze. Afhankelijk van de factuurbedragen en de door u gemaakte keuze zijn dat de offertes met besliscriteria óf alle stukken die benodigd zijn voor de (Europese) aanbestedingsprocedure (zie ook hoofdstuk 5).