3.1.3 Gerealiseerde uren
De gerealiseerde uren onderbouwt u met een urenregistratie of een addendum. In deze paragraaf worden beide methodes nader toegelicht.
3.1.3.1 Loonkosten via een urenregistratie
De gerealiseerde uren kunt u onderbouwen met een sluitende of integrale urenregistratie (per week opgesteld) die geautoriseerd en gedateerd is door de medewerker en de direct leidinggevende.
- Bij een integrale urenregistratie worden alle verrichte activiteiten (inclusief de overige uren) in hun onderlinge samenhang gedurende de gehele gedeclareerde periode geregistreerd.
- Bij een sluitende urenregistratie worden de ESF-activiteiten op detailniveau verantwoord. Alle niet-ESF activiteiten worden ook vastgelegd, maar niet op detailniveau. Wel worden afwezigheidsuren (verlof, ziekte) geregistreerd welke aansluiten op de verlof- en ziekteregistratie. Indien de controle daartoe aanleiding geeft, dient u Uitvoering Van Beleid inzicht te geven in de afwezigheidsregistratie van de medewerker.
- De ESF-activiteiten hebben dezelfde benaming als in de bijbehorende prestatieverantwoording.
Let op: Een urenregistratie moet minimaal aan de volgende eisen voldoen:
- Er is minimaal sprake van een sluitende urenregistratie. Medewerkers die slechts incidenteel ESF-activiteiten uitvoeren hoeven alleen gedurende de betreffende salarisperiode (week, 4 weken of maand) een sluitende urenregistratie bij te houden.
- Voor alle bij het project betrokken personeelsleden wordt een urenregistratie bijgehouden die aansluit op het door de betreffende persoon, volgens arbeidsovereenkomst, te maken aantal uren;
- Er wordt onderscheid gemaakt tussen de uren voor activiteiten die worden verricht voor het ESF-project en overige uren (normale werkzaamheden, verlof, ziekte). Voor de ESF- projecturen wordt aangegeven welke werkzaamheden zijn verricht (zoals instructie, voorbereiding, administratie, coördinatie);
- Het formulier urenregistratie wordt getekend/geparafeerd en gedateerd door zowel de medewerker als de direct leidinggevende. Het paraferen en dateren vindt zo spoedig mogelijk plaats: Medewerkers uiterlijk binnen twee weken en leidinggevenden paraferen uiterlijk binnen 4 weken na afloop van de betreffende week. Indien u incidenteel van deze termijnen afwijkt, bijvoorbeeld als gevolg van ziekte, adviseren wij u de reden voor de afwijking vast te leggen (‘explain’).
- Voor de controle is in de administratie een competentietabel, inclusief de functies van de medewerkers en de leidinggevenden, en/of parafenlijst aanwezig.
- Indien sprake is van overuren ten behoeve van het project komen deze voor subsidie in aanmerking als:
(a) de overuren binnen de projectperiode zijn (uit)betaald of
(b) de overuren binnen de projectperiode (tijd-voor-tijd) zijn gecompenseerd,
(c) of zijn bijgeschreven op de verlofkaart (tijd-voor-tijd) om na de projectperiode gecompenseerd te worden.
|
Q&A 66: Tijdigheid elektronisch tijdschrijven |
3.1.3.2 Loonkosten via addendum
Een addendum bij de arbeidsovereenkomst kan worden gebruikt voor iemand die een vooraf vastgesteld percentage van zijn arbeidstijd wordt ingezet voor uitsluitend ESF-activiteiten. Op de uren die aan het ESF-project worden besteed, dient een correctie (17%) te worden gemaakt voor de ziekte-uren (5%) en indirecte uren (12%) zoals functioneringsgesprekken en andere indirecte (afdelings)activiteiten.
Voorbeeld:
Casemanager Jansen heeft een arbeidsovereenkomst van 36 uur waarvan 4 uur bestemd zijn voor werkzaamheden als inkomensconsulent en de overige 32 uur voor de begeleiding van cliënten naar werk. Deze cliënten vallen binnen de ESF-doelgroep. De ESF-activiteiten worden in het addendum toegelicht. Voor het eerste projectjaar bedraagt het bruto jaarloon inclusief werkgeverslasten € 41.580 (zie rekenvoorbeeld bij paragraaf 3.1.2).
De toe te rekenen kosten voor ESF kunnen worden bepaald via de formule: jaarloon per FTE * werktijdfactor * percentage ESF-werkzaamheden uit addendum * 83% (=100% -/- 17%).
In getallen is dit dan € 41.580 * 1 * 32/36 * 83% = € 30.677. De totale loonkosten voor toerekening bedragen derhalve € 30.677 (exclusief flatrate van 40%; de opslag voor werkgeverslasten van 32% is in dit geval reeds in bovenstaand bruto jaarloon verwerkt). Dus declarabel is dan € 30.677 x 1,40 = € 42.947.
Toelichting op het voorbeeld:
Casemanager Jansen werkt full-time en heeft een full-time salaris van € 41.580. Doordat zij full-time werkt is de werktijdfactor 1 (of 100%). Van de tijd dat Jansen werkt is zij 32 uur bezig met casemanagement (ESF-doelgroep) en 4 uur is zij niet bezig met casemanagement. Tenslotte is het uitgangspunt dat een standaardcorrectie wordt gemaakt voor een normatief ziektepercentage en voor indirecte uren (de uren dat ze in principe wel werkt als casemanager, maar niet direct met cliënten bezig is).
In dit voorbeeld is de werktijdfactor 1, omdat casemanager Jansen full-time werkt en het salaris ook als jaarloon voor een full-time medewerker is gegeven.
De volgende zaken zijn van belang bij het gebruik van een addendum:
- In principe pas vanaf het moment dat het addendum is afgesloten en gedateerd en getekend door werkgever en werknemer kunnen kosten worden opgenomen. Wanneer u hiervan afwijkt wordt geadviseerd om hierover contact te zoeken met uw accounthouder.
- Het addendum bevat een omschrijving van de ESF-werkzaamheden die ten behoeve van het project worden uitgevoerd.
- In het addendum wordt opgenomen voor welk gedeelte van de arbeidstijd de medewerker ESF-werkzaamheden uitvoert.
- Daarnaast bevat de administratie tevens een functiebeschrijving.
- Indien gebruik wordt gemaakt van een addendum hoeft geen urenregistratie te worden bijgehouden. Het addendum is als vervanging van de urenregistratie, maar is geen vervanging van de prestatieverantwoording.
- Mede aan de hand van de prestatieverantwoording (zie paragraaf 2.3.1) kan Uitvoering Van Beleid beoordelen in hoeverre de tijdsbesteding opgenomen in het addendum redelijk en noodzakelijk is. Indien blijkt dat dit niet het geval is, kan hierop bij de eindcontrole alsnog een correctie plaatsvinden.
- Als er sprake is van activiteiten voor zowel ESF-deelnemers als niet ESF-deelnemers moet de aanvrager aan de hand van de prestatieverantwoording (zie paragraaf 2.3.1) kunnen aantonen of de juiste toerekening is gemaakt op het urenaantal opgenomen in het addendum.
Zeker wanneer een addendum wordt gebruikt voor direct personeel dient u van tevoren af te stemmen met Uitvoering Van Beleid of het addendum in combinatie met de toegepaste prestatieverantwoording voldoende zekerheid geeft over het aantal uren dat in de declaratie zal worden opgenomen. Zie ook paragraaf 2.3.2. Als het addendum niet voldoet aan de hierboven gestelde eisen, kan dit tot gevolg hebben dat de uren van de medewerker waar het addendum betrekking op heeft, niet subsidiabel worden geacht.
Om bovenstaand risico te minimaliseren dient u bij gebruik van een addendum altijd vooraf afspraken te maken met Uitvoering Van Beleid.
|
Q&A 35: Afslag in geval van ziekte |
3.1.3.3 Caseloadverantwoording
Algemeen
De caseloadverantwoording is een methodiek die voorziet in vereenvoudiging van de verantwoording van loonkosten voor medewerkers die werken met een eigen vaste caseload. Deze verantwoordingsmethodiek is gebaseerd op 3 pijlers van verantwoording:
- Addendum
- Toerekening
- Prestatieonderbouwing
Het addendum wordt gebruikt als vervanging van de urenverantwoording door middel van urenstaten. Het addendum is noodzakelijk om inzicht te geven in het percentage activiteiten dat subsidiabel is voor ESF ten opzichte van alle taken die een medewerker uitvoert (indien van toepassing).[²] Voor de voorwaarden voor het gebruik van een addendum wordt verwezen naar paragraaf 3.1.3.2.
Bij de caseloadverantwoording vindt de toerekening aan het ESF-project plaats aan de hand van de caseload per medewerker en de verhouding van (actieve) ESF-deelnemers ten opzichte van de totale caseload van de medewerker. Om de caseload te bepalen is het noodzakelijk om per bepaalde peildatum een bestand uit uw systeem te genereren met behulp van een query. Het resultaat is een bestand met deelnemersgegevens (ESF-deelnemers en niet ESF-deelnemers) van alle medewerkers die de ESF subsidiabele activiteiten uitvoeren (het outputbestand). Op basis van deze gegevens kunt u dan het toerekeningpercentage voor de loonkosten van een medewerker op de gekozen peildata aan het ESF-project berekenen.
De prestatieonderbouwing is van belang omdat hiermee wordt aangetoond dat de verantwoorde uren daadwerkelijk zijn gerealiseerd ten behoeve van subsidiabele activiteiten in het kader van het ESF- project. Met prestatieonderbouwingen wordt bedoeld trajectplannen, (stage)verslagen, notities, brieven, e-mails en andere documentatie die de daadwerkelijke begeleiding gedurende de periode van begeleiding aantoont. Het is van belang dat de prestatieonderbouwingen aantonen dat de verantwoorde ESF deelnemers op de betreffende peildatum terecht in de caseload van de medewerker zitten.
De methodiek kan worden toegepast onder voorwaarde dat er bij voorkeur vooraf schriftelijke verantwoordingsafspraken zijn gemaakt. Deze afspraken maakt u bijvoorbeeld tijdens een zgn. nulmeting. De nulmeting heeft enerzijds als doel om heldere afspraken te maken, en anderzijds voor u om de verantwoordingsmethodiek aan het begin van uw project te testen zodat het risico op verrassingen achteraf wordt verminderd. De verantwoordingsafspraken die u maakt tijdens de nulmeting kunnen worden samengevat in een aanvullende beschikking bij de verleningbeschikking die u al heeft ontvangen voor uw project. De opbouw van een dergelijke aanvullende beschikking is gebaseerd op de 3 pijlers van verantwoording zoals hierboven genoemd. Daarnaast staan in deze aanvullende beschikking de data genoemd waarop de toerekening plaats moet vinden, de peilmomenten. Hieronder wordt nader ingegaan op de nulmeting.
Nulmeting en peilmomenten
De verantwoordingsafspraken worden zoals hiervoor vermeld, bij voorkeur gemaakt tijdens een nulmeting. De nulmeting houdt kort gezegd in dat u in samenwerking met Uitvoering Van Beleid een voorbeeldset van verantwoording van een of meerdere maanden maakt – als ware het een eindverantwoording. In overleg met uw contactpersoon bij Uitvoering Van Beleid bepaalt u samen over welke periode de voorbeeldset zal worden samengesteld.
Om te kunnen komen tot concrete verantwoordingsafspraken is het nodig dat u de volgende informatie verzamelt en ter inzage voorlegt aan Uitvoering Van Beleid:
— Voorbeeld van een representatief addendum bij de arbeidsovereenkomst;
— Onderbouwing van de toerekening welke minimaal de volgende onderdelen bevat:
- Wijze van totstandkoming van het totaalbestand c.q. moederbestand
- Het script van de query gebruikt voor het inzichtelijk maken van de caseload per medewerker. Dit script is van belang om te borgen dat het outputbestand de volledige caseload bevat. Als er filters zijn toegepast dan moeten deze expliciet worden weergegeven en toegelicht.
- Outputbestand met de caseload per medewerker op het moment van draaien van de query (het peilmoment van de query). Het outputbestand bevat minimaal de namen en dossiernummers dan wel BSN van alle deelnemers (dus zowel ESF als niet ESF) en de daaraan gekoppelde namen van medewerkers die deze deelnemers begeleiden.
- Onderbouwing welke aantoont dat de query is gedraaid op het peilmoment en dat het betreffende outputbestand het resultaat van de query is. Van belang is dat u achteraf nog kunt aantonen dat het voor de toerekening van kosten gebruikte outputbestand daadwerkelijk de caseload op het betreffende peilmoment weergeeft. U kunt dit vastleggen in de projectadministratie aan de hand van bijvoorbeeld schermprints op het moment van genereren van het outputbestand waarop de systeemdatum staat of aan de hand van de bestandseigenschappen van het outputbestand (aanmaakdatum en wijzigingsdatum). Als alternatief kunt u ook de e-mail bewaren waarin het outputbestand is opgenomen, mits deze van een persoon onafhankelijk van het ESF-project en op de peildatum ontvangen is.
- Berekening van aan het ESF project toegerekende loonkosten per medewerker inclusief zichtbare aansluiting op het outputbestand. Met zichtbare aansluiting wordt bedoeld dat de berekening volledig traceerbaar moet zijn naar het outputbestand met de caseload en de labeling van deelnemers als ESF-deelnemer. Uitvoering Van Beleid heeft hiertoe een bestand ter beschikking aan de hand waarvan deze berekening kan worden uitgevoerd, het zogenoemde rekensheet caseloadverantwoording (te vinden in de Toolkit).
— Voorbeelddossiers van de prestatieonderbouwing en onderbouwing van ESF-doelgroep. Een aantal van vijf representatieve voorbeelddossiers volstaat om op basis daarvan afspraken te kunnen maken.
Vaak is het handig om als onderdeel van de nulmeting een afspraak te plannen waarbij uw projectleider, een applicatiebeheerder van uw organisatie en Uitvoering Van Beleid aanwezig zijn om uw situatie door te spreken en gezamenlijk de mogelijkheden aan de hand van de door u gebruikte informatiesystemen door te nemen.
Met de gemaakte verantwoordingsafspraken is het mogelijk om tijdens het project op vaste peilmomenten de uren van de medewerkers toe te rekenen aan het project. De peilmomenten zijn opgenomen in de aanvullende beschikking. De toerekening vindt op dezelfde wijze plaats als tijdens de nulmeting.
Eindverantwoording
Samengevat moet u minimaal de volgende documentatie opnemen in de ESF-projectadministratie:
— Addendum bij de arbeidsovereenkomst van iedere in de eindverantwoording opgenomen medewerker waarvan de loonkosten op basis van de methodiek van caseloadverantwoording wordt verantwoord.
— Onderbouwing van toerekening van kosten aan het ESF-project:
- Outputbestand van alle afgesproken peilmomenten. Het outputbestand op een peilmoment kan gebruikt worden voor de toerekening van kosten over de periode van maximaal 6 maanden voorafgaand aan het betreffende peilmoment. Bij een projectperiode van 24 maanden is het dus noodzakelijk dat er 4 outputbestanden (exclusief nulmeting) verspreid over de projectperiode in de projectadministratie zijn opgenomen;
- Onderbouwing dat het outputbestand van ieder peilmoment daadwerkelijk betrekking heeft op dat peilmoment en dat dit outputbestand volledig is.
- Specificatie van alle berekeningen van de toerekening van loonkosten van medewerkers aan het ESF-project, gespecificeerd per peilmoment per medewerker.
– Onderbouwing van de doelgroepcriteria van alle ESF-deelnemers (zie paragraaf 2.2).
– Volledige deelnemerslijst met alle ESF-deelnemers die deel hebben genomen aan het ESF-project. Hierbij is van belang dat inzicht wordt gegeven in alle deelnemers die deel hebben genomen aan het ESF-project, dus ook de deelnemers die tussen de peilmomenten zowel ingestroomd als uitgestroomd zijn.
– Prestatieonderbouwingen van alle deelnemers welke als ESF-deelnemer zijn opgenomen in het ESF-project (zie ook hier paragraaf 2.2).
[²] NB: Het is de bedoeling dat in het addendum het percentage activiteiten wordt benoemd dat voor ESF in aanmerking komt, zoals bijvoorbeeld arbeidstoeleiding van deelnemers. De toerekening aan ESF deelnemers per activiteit vindt plaats aan de hand van de realisatie waarop verderop in deze paragraaf wordt ingegaan.
|
Q&A 11: Caseload – groepsbijeenkomst |