2.1 Inleiding

De deelnemersadministratie is een belangrijk onderdeel van een ESF-projectadministratie. Het doel van het voeren van een deelnemersadministratie is:

• Aantonen subsidiabiliteit van de deelnemer
• Aantonen verrichte activiteiten en behaalde resultaten per individuele deelnemer.

Tijdens de controle zal een overzichtelijke deelnemerslijst worden opgevraagd waarin minimaal de onderstaande gegevens zijn opgenomen. Deze lijst zal worden gebruikt om de steekproef voor de controle van Uitvoering Van Beleid te bepalen.

• Naam
• Geboortedatum (alleen indien dit van belang is voor de doelgroepbepaling)
• Burgerservicenummer of Onderwijsnummer(alleen  indien er geen BSN voorhanden is)
• Instroomdatum (begindatum van de eerste ESF-activiteit)
• Uitstroomdatum (einddatum van de laatste ESF- activiteit)
• Doelgroep
• Activiteit(en)
• Geleverde prestatie

Let op: de deelnemerslijst dient aan te sluiten bij de aantallen zoals opgenomen in de einddeclaratie.

Tip: Hanteer het format van het Geïntegreerd deelnemersbestand wat daarnaast ook gebruikt kan worden voor de BSN rapportage c.q. een eventuele uitvraag bij het Inlichtingenbureau dan wel DUO.

BSN-rapportages
Uiterlijk 31 december van elk kalenderjaar, alsmede bij indiening van de einddeclaratie dient u het burgerservicenummer van de deelnemers aan uw project aan Uitvoering Van Beleid te verstrekken door middel van de BSN-rapportage. Het is van belang dat u tijdig een goede en volledige rapportage indient. Met behulp van deze rapportage zal Uitvoering Van Beleid namelijk de resultaten op deelnemersniveau meten. Het op individueel niveau rapporteren door de aanvrager over kenmerken en behaalde resultaten van alle afzonderlijke deelnemers kan hierdoor achterwege blijven.

De BSN-nummers worden door Uitvoering Van Beleid aangeleverd bij het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) dat deze (geanonimiseerd) verwerkt. Het CBS kijkt vervolgens in verschillende databestanden (o.a. het Sociaal Statistisch Bestand (SSB), de Gemeentelijke basisadministratie (GBA) en de polisadministratie) om te zien wat de status (in relatie tot de arbeidsmarkt) van een deelnemer is. Per arbeidsmarktregio wordt een overzicht gemaakt. In verschillende rapportages worden de Tweede Kamer en de Europese Commissie (EC) geïnformeerd. Naast inzicht in resultaten zal de BSN-rapportage gebruikt worden om vast te stellen dat er geen sprake is van dubbel- en of overfinanciering.

Het laten zien van de resultaten van ESF is één van de belangrijke aandachtsgebieden van de EC. Daarom vragen wij u ook de gevraagde informatie goed bij te houden in uw eigen administratieve systeem. Voor het uitvoeren van evaluaties door Uitvoering Van Beleid is deze informatie, naast de data van het CBS, nodig.