Waarom duurt de controle zo lang?
Het is één van de meest gestelde vragen aan het Agentschap SZW: waarom duurt het zo lang voordat er een eindrapport ligt? Marc Wijnands, hoofd afdeling Controle en Monitoring, zou het proces graag versnellen. “Intern hebben we de controles nu veel beter georganiseerd. Het kan nog beter en we werken daaraan, maar we kunnen niet alles oplossen. De controles kosten nu eenmaal veel tijd.”
Sinds 2010 ligt het accent op de eindcontrole. De verplichte tussentijdse controles zijn geschrapt. Het controleproces is flink verbeterd. Wettelijk mag er niet langer dan 24 maanden zitten tussen het indienen van de einddeclaratie en het ontvangen van de vaststellingsbeschikking. “Dat is lang”, knikt Marc Wijnands. “Maar soms is die tijd nodig. Bijvoorbeeld als de einddeclaratie niet goed is, als het om een ingewikkeld project gaat, als we in één keer heel veel declaraties moeten verwerken of als moet worden gewacht op de controle van de auditautoriteit.”
Goede voorbereiding
Een project kan na controle door het Agentschap in de steekproef van de auditautoriteit vallen. “Pas wanneer de auditautoriteit de controle heeft uitgevoerd of als duidelijk is dat het project niet in de steekproef valt, kan een vaststellingsbeschikking worden afgegeven”, vertelt Marc. Daarmee komt hij meteen op zijn eerste advies aan projectleiders die wat meer tempo willen. “Zorg dat de administratie en einddeclaratie goed op orde zijn. Dan zijn we veel sneller klaar met de controle.”
Controleproces
Marc adviseert projectleiders ook om contact op te nemen met hun accounthouder als de einddeclaratie is ingediend. “Nadat we de einddeclaratie op de mat hebben, gaan we de controle voorbereiden en maken we een afspraak voor het controlebezoek. Vraag naar de planning van de controle, kijk of je vast een afspraak voor het controlebezoek kunt maken en stel je accounthouder op de hoogte van eventuele knelpunten in de einddeclaratie.”
En dan?
Na het controlebezoek wordt eerst een conceptrapport en later een definitief rapport van bevindingen opgesteld. Vervolgens is het een kwestie van geduld hebben. “De auditautoriteit moet steekproefsgewijs per jaar een bepaalde hoeveelheid rapporten controleren. Pas daarna komt er een vaststellingsbeschikking. Dit proces kunnen wij niet versnellen en daar heeft ook de projectleider geen invloed op. Wij houden hierover wel contact met de auditautoriteit en als projectleider kun je aan je accounthouder vragen wanneer duidelijk is of het project in de steekproef valt. Zodra duidelijk is dat jouw project niet in de steekproef valt, of zodra de auditautoriteit de controle heeft afgerond, kunnen wij een vaststellingsbeschikking versturen.”